Là một chuyên gia CNTT, bạn biết rằng các nhóm và nhóm Microsoft 365 có thể là một cách tuyệt vời để quản lý dự án và cộng tác với đồng nghiệp. Tuy nhiên, bạn cũng biết rằng nếu không có sự quản lý phù hợp, các nhóm và nhóm này có thể nhanh chóng trở nên ngang ngược và khó quản lý. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách quản lý các nhóm và nhóm Microsoft 365 không có chủ sở hữu để bạn có thể giữ cho dự án của mình đi đúng hướng và đồng nghiệp của bạn hài lòng.
Một trong những điều quan trọng nhất cần làm khi quản lý nhóm và nhóm Microsoft 365 là đặt kỳ vọng rõ ràng cho các thành viên trong nhóm. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu vai trò và trách nhiệm của họ trong nhóm. Điều này sẽ giúp ngăn chặn sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang.
Một mẹo quan trọng khác là giữ cho các nhóm và nhóm của bạn được tổ chức. Điều này có nghĩa là tạo các quy ước đặt tên rõ ràng và súc tích cho các nhóm và nhóm của bạn, cũng như sắp xếp các tệp và tài liệu dự án của bạn ở một vị trí trung tâm. Bằng cách tổ chức các nhóm và nhóm của bạn, bạn sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần và luôn đi đúng hướng.
Cuối cùng, đừng quên liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm của bạn. Giữ cho họ cập nhật về tiến trình của bạn và yêu cầu phản hồi của họ. Điều này sẽ giúp xây dựng lòng tin và giữ cho các thành viên trong nhóm của bạn tham gia vào dự án của bạn. Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể quản lý thành công các nhóm và nhóm Microsoft 365 mà không cần chủ sở hữu.
Trong nhóm Microsoft 365, ít nhất một tài khoản quản trị viên có thể quản lý và thực hiện các thay đổi cần thiết. Tuy nhiên, nếu tài khoản của chủ sở hữu bị xóa trong Microsoft 365, thì nhóm trong Microsoft Teams hoặc Nhóm Microsoft 365 và các dịch vụ liên quan có thể trở thành mồ côi. Mặc dù không thể làm gì nếu chủ sở hữu của nhóm đã bị xóa, nhưng có thể thực hiện một biện pháp ban đầu. Bài đăng này sẽ cho bạn thấy những gì bạn có thể làm để quản lý các nhóm và nhóm Microsoft 365 chưa được sở hữu .
Cách quản lý nhóm và nhóm Microsoft 365 không có chủ sở hữu
Quản trị viên toàn cầu, quản trị viên Exchange hoặc quản trị viên nhóm có thể tạo chính sách tự động hỏi các thành viên tích cực nhất của nhóm hoặc nhóm không có chủ sở hữu xem họ có nhận quyền sở hữu hay không. Nếu thành viên chấp nhận lời mời, họ sẽ trở thành chủ sở hữu.
Những gì có thể được chỉ định cho chính sách
- Nếu bạn muốn hạn chế những người có thể được mời làm chủ sở hữu bằng cách chỉ định một nhóm bảo mật
- Địa chỉ người gửi thông báo
- Số tuần mà thông báo sẽ được gửi
- Nhóm hoặc nhóm nào là một phần của chính sách
- Khách không bao giờ được mời làm chủ nhà.
- Thông báo được gửi hàng tuần, bắt đầu 24 giờ sau khi chính sách được tạo. Người nhận không thể chuyển tiếp thông báo cho người khác.
- Thông báo và phản hồi được theo dõi trong nhật ký kiểm tra.
- Hành động được ghi vào nhật ký kiểm tra Cổng thông tin tuân thủ.
- Tối đa hai thành viên nhóm có thể chấp nhận lời mời trở thành chủ sở hữu.
Các bước để tạo một chính sách
- Trong trung tâm quản trị đi đến hiển thị tất cả > Cài đặt > cài đặt tổ chức, và hơn thế nữa Dịch vụ tab, chọn Nhóm Microsoft 365 .
- Lựa chọn Nếu không có chủ sở hữu, hãy gửi email và yêu cầu các thành viên nhóm đang hoạt động trở thành chủ sở hữu hộp kiểm.
- Giả sử bạn muốn giữ cài đặt cấu hình mặc định; Chọn Cứu. Nếu không thì , Chọn tùy chỉnh chính sách và làm theo các bước tiếp theo.
- TRÊN Tùy chọn thông báo hàng tuần trên trang, chỉ định ai có thể nhận thông báo về quyền tài sản. Nếu bạn cho phép hoặc chặn một số thành viên nhất định, hãy tìm và thêm nhóm bảo mật mà bạn muốn sử dụng.
- Nhập số lượng thành viên tích cực mà bạn muốn thông báo và chọn số tuần để gửi thông báo. (Danh sách thông báo được tạo trong thông báo đầu tiên và không thay đổi.) Chọn Kế tiếp .
- TRÊN Lá thư này là của ai? trang, hãy chọn người gửi cho thông báo email, rồi chọn Kế tiếp . Xin lưu ý rằng hộp thư dùng chung không được hỗ trợ. Người gửi phải là hộp thư người dùng hoặc hộp thư nhóm.
- TRÊN Chủ đề và tin nhắn trang, thiết lập email và, nếu cần, bật URL chỉ thị chính sách và sau đó chọn Kế tiếp .
- TRÊN Chọn nhóm để nhắm mục tiêu trang, chọn nhóm cụ thể và chọn các nhóm và nhóm bạn muốn đưa vào chính sách này hoặc chọn Tất cả các nhóm .
- Chọn Kế tiếp .
- TRÊN Đánh giá và hoàn thiện trang, xác nhận cài đặt của bạn và nhấp vào Kết thúc và sau đó chọn Thực hiện.
Điều gì xảy ra nếu các thành viên nhóm từ bỏ quyền sở hữu trong một thông báo?
Nếu tất cả các thành viên từ chối nhận quyền sở hữu, ngay cả sau nhiều lời nhắc, thì trong Cổng tuân thủ Microsoft Purview, quản trị viên có thể xem nhóm không được sở hữu nào đang ở chế độ im lặng trong nhật ký kiểm tra bằng cách chọn biểu tượng Nhóm mồ côi không người chăm sóc hoạt động. Đăng bài này, admin sẽ phải liên hệ trực tiếp với các nhóm và thuyết phục ai đó phụ trách. Sau khi tìm thấy ai đó, họ có thể chỉ định người đó làm quản trị viên của nhóm hoặc nhóm.
Đọc : Yêu cầu hệ thống của Microsoft 365.
Chính sách dành cho nhóm không có chủ sở hữu được định cấu hình nhưng không có thành viên nào được thông báo.
Có một bước trong chính sách này mà quản trị viên không cần cấu hình – Lá thư này là của ai? Bạn cần đảm bảo rằng Người gửi đang sử dụng hộp thư người dùng hoặc hộp thư nhóm. Thông báo không được gửi nếu bạn đã định cấu hình bất kỳ người gửi nào ngoài hộp thư của người dùng hoặc nhóm. Để xác nhận thêm, quản trị viên có thể kiểm tra nhật ký kiểm tra để xem thông báo email nhóm đã được gửi hay chưa.
