Là một chuyên gia CNTT, một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm là đặt giới hạn chỉnh sửa trong Microsoft Word. Điều này sẽ đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của bạn và tất cả các thay đổi đều được theo dõi và ghi lại. Đây là cách thực hiện:
1. Mở tài liệu bạn muốn hạn chế trong Microsoft Word.
trình thay đổi phông chữ hệ thống
2. Nhấp vào tab 'Xem lại' trên dải băng. Nếu bạn không thấy tab Xem lại, hãy nhấp vào tab 'Xem' rồi chọn 'Chế độ Xem lại' từ nhóm 'Chế độ xem Tài liệu'.
3. Nhấp vào nút 'Hạn chế Chỉnh sửa' trong nhóm 'Bảo vệ'. Thao tác này sẽ mở ngăn Chỉnh sửa Hạn chế ở bên phải cửa sổ.
4. Trong phần 'Hạn chế chỉnh sửa', hãy chọn tùy chọn 'Giới hạn định dạng đối với lựa chọn kiểu dáng'. Điều này sẽ cho phép bạn chọn kiểu nào có thể được sử dụng trong tài liệu. Bạn cũng có thể kiểm tra tùy chọn 'Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu' và chọn loại chỉnh sửa nào được phép.
5. Trong phần 'Ngoại lệ (tùy chọn)', bạn có thể thêm người dùng được miễn các hạn chế mà bạn đã đặt. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút 'Thêm người' và nhập địa chỉ email của người dùng. Bạn cũng có thể thêm người dùng được phép bỏ qua các hạn chế bằng cách nhấp vào nút 'Thêm người' và chọn 'Bỏ qua các hạn chế' từ trình đơn thả xuống.
6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút 'Đóng'. Các thay đổi của bạn sẽ được lưu tự động.
Đây chỉ là một trong nhiều cách bạn có thể sử dụng Microsoft Word để bảo vệ tài liệu của mình. Để biết thêm mẹo, hãy nhớ xem các bài viết khác của chúng tôi về bảo mật tài liệu.
Các bài báo thường yêu cầu một cặp mắt thứ hai để hiệu đính, nhưng đôi khi, thay vì đề xuất thay đổi, người hiệu đính thực hiện các thay đổi trực tiếp đối với tài liệu mà không có sự đồng ý của tác giả. Điều này có thể khiến một số người nản lòng, vì họ phải mất hàng giờ để hoàn thành một tài liệu và chỉ mất vài phút để người biên tập/người đọc soát gạch bỏ dòng tiêu đề đó.
từ có một chức năng gọi là 'Hạn chế chỉnh sửa' điều này giúp những tác giả như vậy hạn chế việc chỉnh sửa và định dạng không cần thiết bởi những người đọc soát tài liệu của họ.
Chỉnh sửa hạn chế trong Microsoft Word
Mở tài liệu mà bạn muốn đặt giới hạn chỉnh sửa và chọn tab 'Duyệt' nằm trong giao diện ruy-băng.
Sau đó, trong phần 'Bảo vệ', hãy chọn tùy chọn 'Hạn chế Chỉnh sửa'. Sau khi được chọn, bạn sẽ được đưa đến khu vực hạn chế chỉnh sửa. Từ đây, bạn có thể cung cấp các tùy chọn để đặt giới hạn chỉnh sửa.
Bên dưới tiêu đề 'Hạn chế Chỉnh sửa', hãy chọn hộp bên cạnh tùy chọn tiếp theo - 'Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu'.
Tại đây, bạn cũng có thể đặt giới hạn định dạng cho tài liệu. Tuy nhiên, những hạn chế này không quá quan trọng. Vì vậy, bạn có thể để nguyên các thông số.
giới hạn hàng excel
Khi hoàn tất, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống và từ danh sách tùy chọn được hiển thị, hãy chọn tùy chọn bạn muốn. Nếu bạn không muốn người dùng khác có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu của mình, bạn có thể chọn Không có thay đổi (chế độ chỉ đọc). Tuy nhiên, nhiều người thích chọn tùy chọn 'Nhận xét' vì nó không cho phép người đọc thực hiện các thay đổi đối với tài liệu của bạn, nhưng đề xuất một số thay đổi trong nhận xét nếu cần.
Sau đó, nếu bạn đã sẵn sàng áp dụng các cài đặt đã chọn, hãy nhấp vào nút 'Có, bắt đầu bảo vệ bắt buộc' và đợi vài giây.
Một cửa sổ nhỏ 'Bắt đầu bảo vệ cưỡng bức' sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính của bạn, cung cấp cho bạn tùy chọn đặt mật khẩu để bảo vệ hạn chế trên tài liệu.
Đây chính là nó! Với các cài đặt này, người đọc soát lỗi sẽ luôn có quyền để lại nhận xét và đề xuất, nhưng mọi nỗ lực thực hiện các thay đổi trực tiếp đối với tài liệu sẽ không thành công.
