Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook, có hai cách để mã hóa email của bạn: sử dụng ứng dụng Outlook hoặc sử dụng Outlook.com. Cả hai phương pháp đều khá đơn giản và chỉ cần một vài bước để thiết lập. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Outlook, hãy mở menu Cài đặt và chọn tab 'Tài khoản và nhập'. Trong phần 'Bảo mật', nhấp vào hộp kiểm 'Mã hóa email'. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu, mật khẩu này sẽ được sử dụng để mã hóa tin nhắn của bạn. Đảm bảo chọn một mật khẩu mạnh và nhấp vào 'OK' để xác nhận. Nếu bạn đang sử dụng Outlook.com, hãy mở menu 'Cài đặt' và chọn 'Cài đặt thư khác'. Trong phần 'Bảo mật và quyền riêng tư', hãy nhấp vào hộp kiểm 'Mã hóa email của bạn'. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu, mật khẩu này sẽ được sử dụng để mã hóa tin nhắn của bạn. Đảm bảo chọn một mật khẩu mạnh và nhấp vào 'OK' để xác nhận. Cả ứng dụng Outlook và Outlook.com đều sử dụng cùng một tiêu chuẩn mã hóa, vì vậy bạn có thể chọn bất kỳ phương pháp nào thuận tiện hơn cho mình. Dù bằng cách nào, tin nhắn của bạn sẽ được mã hóa an toàn và bảo vệ khỏi những con mắt tò mò.
Mặc dù tất cả các máy chủ thư hiện nay đều sử dụng kết nối an toàn, nhưng nếu bạn muốn mã hóa email trong ứng dụng khách Microsoft Outlook trên máy tính và Outlook trên web, bạn có thể làm như vậy. Tuy nhiên, quá trình này là khác nhau. Ở đây chúng ta đang nói về mã hóa email không phải là một kết nối. Bạn có thể coi đây là một lớp bảo vệ bổ sung.
Mặc dù dễ sử dụng nhưng hãy ghi nhớ người dùng cuối và ứng dụng khách mà họ đang sử dụng. Nếu cả người gửi và người nhận không hỗ trợ định dạng mã hóa, sẽ rất khó để gửi các loại email này.
Outlook hỗ trợ hai loại mã hóa:
- Mã hóa S/MIME và
- Mã hóa tin nhắn Office 365.
Cái sau chỉ hoạt động khi doanh nghiệp sử dụng giấy phép Office 365 Enterprise E3. Tuy nhiên, cái trước được sử dụng rộng rãi và hoạt động với hầu hết các ứng dụng email ngoại trừ Outlook.
Outlook Web cung cấp mã hóa nội bộ mà bạn có thể kích hoạt cho từng email. Dưới đây là danh sách những điều chúng ta sẽ thảo luận trong chủ đề này
- Cách mã hóa email Office Outlook
- Cách mã hóa email Outlook trên web
- Cách đọc email được mã hóa bên ngoài ứng dụng khách Office
Lưu ý: Không có cách nào trong Outlook để bảo vệ cá nhân hoặc email bằng mật khẩu. Bạn có thể mật khẩu bảo vệ PST các tệp, vì vậy tất cả email của bạn sẽ không thể truy cập được đối với bất kỳ ai, nhưng điều này khác với mã hóa.
con trỏ đen windows 10
Cách mã hóa email trong Outlook trên Windows 10
Trước khi chúng tôi bắt đầu, nếu bạn đang sử dụng mã hóa S/MIME, cả người gửi và người nhận phải có ứng dụng email hỗ trợ tiêu chuẩn S/MIME. Outlook hỗ trợ tiêu chuẩn S/MIME. Bạn có thể mã hóa tất cả email hoặc mã hóa từng email. Sự lựa chọn phụ thuộc vào việc áp dụng chính sách của bộ phận CNTT. Ngoài ra, bạn phải cài đặt chứng chỉ S/MIME. Hãy chắc chắn rằng bạn đang liên hệ với đúng người. Sau khi cài đặt, bạn sẽ có một tùy chọn trong danh sách thả xuống chứng chỉ kỹ thuật số trong Outlook.
Mã hóa email cá nhân
- Trong trình chỉnh sửa email mới, hãy chuyển đến tab Tùy chọn.
- Sau đó, mở rộng phần Tùy chọn nâng cao bằng cách nhấp vào mũi tên ở góc dưới bên phải.
- Phần thuộc tính mở ra. Nhấp vào nút 'Cài đặt bảo mật'.
- Trước tiên, hãy chọn hộp 'Mã hóa nội dung thư và tệp đính kèm'.
- Sau đó, trong phần Bảo mật, nhấp vào menu thả xuống bên dưới Tùy chọn bảo mật và chọn chứng chỉ S/MIME.
- Cuối cùng, chọn nhãn bảo mật, nếu có.
- Khi bạn gửi một email, nó sẽ được mã hóa bằng tiêu chuẩn này.
Lưu ý: Nếu bạn không có chứng chỉ S/MIME, ứng dụng khách Outlook sẽ nhắc bạn thêm chứng chỉ. Nếu bạn không thể làm điều này, nó sẽ ngăn bạn gửi một email được mã hóa.
Mã hóa tất cả email
- Mở Outlook và nhấp vào menu Tệp.
- Sau đó nhấp vào Tùy chọn một lần nữa và điều hướng đến Trung tâm tin cậy > Cài đặt Trung tâm tin cậy > Bảo mật email
- Chọn hộp 'Mã hóa nội dung thư và tệp đính kèm'.
- Trong phần Email được mã hóa, nhấp vào Cài đặt > Chứng chỉ và thuật toán > chọn chứng chỉ S/MIME.
- Chọn OK
Khi bạn kích hoạt tính năng này, tất cả email của bạn sẽ được mã hóa. Bạn cần đảm bảo rằng người nhận cũng có ứng dụng khách hỗ trợ chứng chỉ S/MIME để đọc email.
hwmonitor.
Đọc : Tiện ích mã hóa email miễn phí cho Outlook .
Cách mã hóa email trong Outlook trên web
Tính năng này chỉ khả dụng cho Đăng ký Office 365 Home hoặc Office 365 Personal . Điều này hữu ích khi bạn không tin tưởng vào tính bảo mật của nhà cung cấp thư của người nhận. Tuy nhiên, bạn phải hiểu rõ cách thức hoạt động của các chức năng này; nếu không, người nhận sẽ không thể đọc email hoặc truy cập bất kỳ nội dung nào.
Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn và nhấp vào nút tin nhắn mới. Có một liên kết Mã hóa bên cạnh Đính kèm, nhấp vào liên kết đó. Bạn sẽ có hai lựa chọn:
-
mã hóa:
-
Thư vẫn được mã hóa và không rời khỏi Office 365.
-
Người nhận có tài khoản Outlook.com và Office 365 có thể tải xuống tệp đính kèm mà không cần mã hóa.
-
Họ có thể thực hiện việc này khi sử dụng Outlook.com, ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động hoặc ứng dụng Thư trên Windows 10.
-
Tuy nhiên, nếu họ sử dụng bất kỳ ứng dụng email nào khác, họ sẽ cần sử dụng mật khẩu tạm thời để tải xuống tệp đính kèm từ cổng Mã hóa Thư Office 365.
- Mã hóa và ngăn chặn chuyển tiếp :
- Tin nhắn của bạn vẫn được mã hóa trong Office 365
- Nó không thể được sao chép hoặc chuyển tiếp.
- Các tài liệu Office như Word hoặc Excel vẫn được mã hóa ngay cả sau khi tải xuống.
- Các tệp đính kèm khác như tệp PDF hoặc tệp hình ảnh có thể được tải xuống mà không cần mã hóa.
Cách đọc email được mã hóa bên ngoài ứng dụng khách Office
tín hiệu so với điện tín
Nếu bạn cần gửi một email được mã hóa và muốn người khác đọc bằng các ứng dụng như Gmail, bạn cần chia sẻ phương pháp bên dưới. Phương pháp này sẽ yêu cầu mật khẩu để truy cập email. Tuy nhiên, đây là mật mã do Microsoft cung cấp để xác thực người nhận.
- Soạn và gửi email bằng mã hóa
- Người nhận sẽ nhận được email có thông tin về người đó và ID email của họ.
- Sau đó, để đọc tin nhắn, hãy nhấp vào nút 'Đọc tin nhắn'.
- Điều này sẽ đưa bạn đến trung tâm Office 365 nơi bạn có thể xác nhận mật khẩu một lần hoặc bằng cách đăng nhập vào Google.
- Khi quá trình xác minh hoàn tất, một email sẽ mở ra.
Lưu ý: OTP được gửi đến email của người nhận.
Như bạn có thể thấy, email không bao giờ rời khỏi máy chủ Office 365. Email được lưu trữ ở đó và có thể được đọc sau khi xác minh. Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng khách Outlook, bạn sẽ không cần thực hiện quy trình này.
Download PC Repair Tool để nhanh chóng tìm và tự động sửa lỗi WindowsTôi hy vọng bài đăng này dễ theo dõi và bạn có thể hiểu chi tiết về mã hóa email.
