Là một chuyên gia CNTT, tôi thường được hỏi về cách lưu trữ email và truy xuất email đã lưu trữ trong Outlook. Dưới đây là tổng quan nhanh về cách thực hiện cả hai. Để lưu trữ email trong Outlook, trước tiên bạn cần tạo một thư mục lưu trữ. Để thực hiện việc này, bấm vào tab Tệp, sau đó chọn Thư mục Mới. Đặt tên cho thư mục là 'Lưu trữ' (hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn) và nhấp vào OK. Khi bạn đã tạo thư mục lưu trữ, bạn có thể bắt đầu di chuyển email vào đó. Để thực hiện việc này, hãy chọn các email bạn muốn lưu trữ, sau đó nhấp và kéo chúng vào thư mục lưu trữ. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chuột phải vào các email đã chọn và chọn Di chuyển > Lưu trữ. Để truy xuất các email đã lưu trữ, chỉ cần vào thư mục Lưu trữ và nhấp đúp vào email bạn muốn mở. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào email và chọn Mở.
Ngày nay, việc trao đổi e-mail liên tục giữa các cá nhân, công ty, v.v., dẫn đến khối lượng thư trong hộp thư của chúng ta ngày càng tăng. Việc quản lý một số lượng lớn email và nhận chúng mọi lúc trở nên khó khăn. Vì vậy, để giải quyết vấn đề này, khái niệm Lưu trữ email phát sinh. Hãy xem nó là gì và cách bạn có thể lưu trữ email trong Microsoft Outlook 2019/2016.
Lưu trữ email là gì
Lưu trữ email là một quy trình quản lý email giúp xử lý và lưu trữ email của bạn một cách có hệ thống. Nó lưu trữ vĩnh viễn và bảo vệ dữ liệu của bạn mà không bị mất dữ liệu. Thông thường, khi bạn lưu trữ một email, nó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn mà không bị xóa và lưu trữ trong một thư mục thư mục lưu trữ . Email mà bạn không muốn xóa vì bạn có thể cần chúng trong tương lai có thể được lưu trữ. Nếu cần, tất cả các email trong thư mục lưu trữ có thể được khôi phục để không làm mất nội dung quan trọng. Lưu trữ di chuyển email từ máy chủ thư mạng đến máy tính cục bộ của bạn.
Cách lưu trữ email trong Outlook
Mở Microsoft Outlook , bấm vào Bắt đầu nút và cuộn xuống Quan điểm mở nó ra.
Chuyển đến hộp thư đến của bạn và mở email bạn muốn lưu trữ. Khi thư của bạn mở ra, bạn sẽ thấy Lưu trữ trong thanh menu ở đầu hộp thư của bạn.
Nhấn Lưu trữ và bạn sẽ nhận thấy rằng email của mình đã biến mất khỏi hộp thư đến. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các email như vậy trong Lưu trữ thư mục bạn nhìn thấy trong ngăn bên trái. Nhấp vào thư mục lưu trữ để xem chúng.
defaultuser0
Bạn có thể tìm kiếm email cụ thể mà bạn đang tìm kiếm trong hộp tìm kiếm ở trên. Bạn có thể lọc email và sắp xếp chúng từ mới nhất đến cũ nhất theo yêu cầu của mình. Bạn cũng có thể sắp xếp email theo ngày, kích thước, chủ đề, tầm quan trọng, danh mục, v.v.
Lưu trữ email trong Outlook rất dễ dàng và do đó hiệu quả.
lịch sử dòng lệnh của windows
Lưu trữ email hàng loạt trong Outlook
Để lưu trữ hàng loạt email trong Outlook, hãy mở Tệp > Thông tin > Công cụ, rồi chọn Loại bỏ các mục cũ .
Chọn Zip thư mục này và tất cả các thư mục con và chọn thư mục bạn muốn nén.
Sau đó, trong phần 'Lưu trữ các mục cũ hơn', hãy nhập ngày.
Chọn Bao gồm các mục với Không sử dụng tự động lưu trữ để lưu trữ được đánh dấu bằng tùy chọn .
Nhấn OK và thoát.
Đọc : Làm sao Tự động lưu trữ các mục cũ trong Microsoft Outlook .
Cách truy xuất email đã lưu trữ trong Outlook
Để truy cập các email đã lưu trữ của bạn trong Microsoft Outlook:
tắt chuyển đổi người dùng nhanh
- Mở Outlook
- Chọn một địa chỉ email
- Bấm vào thư mục lưu trữ
- Tại đây bạn sẽ thấy tất cả các email đã lưu trữ của mình.
Tôi hy vọng bài đăng này hữu ích cho bạn.
