bạn có muốn tự động tải xuống và lưu tệp đính kèm khi bạn nhận được email mới trên Microsoft Outlook vào một thư mục nhất định? Chà, nếu bạn từng thắc mắc làm thế nào, thì bài đăng này sẽ chỉ cho bạn cách tự động tải xuống các tệp đính kèm Outlook ngay khi bạn nhận được chúng. Để làm điều đó, chúng tôi sẽ tạo và định cấu hình tập lệnh VBA trong Outlook.
Tự động tải xuống và lưu tệp đính kèm Outlook vào một thư mục nhất định
Nếu bạn muốn tự động tải xuống hoặc lưu tệp đính kèm từ Outlook vào một thư mục nhất định, bạn phải sử dụng tập lệnh VBA. Có hai bước chính liên quan:
- Tạo tập lệnh VBA.
- Thiết lập quy tắc Outlook cho tập lệnh VBA đã tạo.
1] Tạo tập lệnh VBA
Bạn có thể lưu tất cả các tệp đính kèm Outlook của mình như tài liệu từ, bản trình bày, bảng tính, PDF, hình ảnh, v.v. vào một vị trí được chỉ định trước bằng cách sử dụng tập lệnh VBA đơn giản. VBA là viết tắt của Visual Basic for Application được sử dụng rộng rãi để tạo chương trình. Nó chạy như một ngôn ngữ lập trình nội bộ trong các ứng dụng Microsoft Office khác nhau bao gồm cả MS Outlook. Bạn có thể tạo macro hoặc tập lệnh thông qua nó và mở rộng hơn nữa các chức năng của ứng dụng Office của mình. Sử dụng nó, bạn cũng có thể làm cho Outlook tự động lưu tệp đính kèm của mình. Tuy nhiên, bạn cũng sẽ cần thiết lập quy tắc Outlook sau để chạy tập lệnh được tạo.
Để tạo tập lệnh VBA cần thiết, bạn có thể làm theo các bước sau:
Trước hết, hãy mở ứng dụng Outlook và nhấn nút Tổ hợp phím + F11 phím nóng để mở nhanh Microsoft Visual Basic cho Ứng dụng cửa sổ nơi bạn sẽ cần nhập mã lập trình và tạo tập lệnh.
Bây giờ, nhấn nút Chèn menu từ thanh thực đơn trên cùng và sau đó chọn mô-đun lựa chọn. Điều này sẽ mở ra một cửa sổ mô-đun mới.
Sau đó, sao chép và dán tập lệnh VBA bên dưới vào cửa sổ mô-đun mới mở:
Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem) Dim oAttachment As Outlook.Attachment Dim sSaveFolder As String sSaveFolder = "C:\Users\Komal\Documents\Outlook" For Each oAttachment In MItem.Attachments oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName Next End Sub
Xin lưu ý rằng trong đoạn mã trên, “C:\Users\Komal\Documents\Outlook” là đường dẫn của thư mục mà bạn muốn tệp đính kèm Outlook được lưu trữ tự động. Vì vậy, hãy thay thế nó bằng đường dẫn đầy đủ của thư mục tương ứng trên PC của bạn.
Khi bạn đã nhập chính xác mã VBA ở trên, hãy lưu tập lệnh và đóng cửa sổ.
Nhìn thấy: Giới hạn kích thước tệp đính kèm cho Outlook, Gmail, Yahoo, Hotmail, v.v. .
2] Thiết lập quy tắc Outlook cho tập lệnh VBA đã tạo
Khi bạn hoàn tất việc tạo tập lệnh VBA ở trên, bước thứ hai và cũng là bước cuối cùng là định cấu hình quy tắc Outlook để có thể tự động tải xuống và lưu tệp đính kèm từ Outlook vào một thư mục cụ thể. Dưới đây là các bước để làm điều đó:
Sau khi đóng cửa sổ VBA, bạn sẽ được điều hướng đến giao diện thư Outlook. Từ đây, đi đến Trang chủ tab và sau đó bấm vào Quy tắc lựa chọn.
Từ các tùy chọn xuất hiện, chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo lựa chọn.
Bây giờ, trong cửa sổ mới mở, hãy nhấn vào Quy tắc mới nút hiện diện bên trong tab Quy tắc E-mail.
Trong cửa sổ Rules Wizard, chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được tùy chọn và nhấn nút Tiếp theo.
Trên màn hình tiếp theo, bỏ chọn tất cả các hộp kiểm ngoại trừ trong đó có một tập tin đính kèm tùy chọn và nhấn nút Tiếp theo. Sau đó, bạn sẽ được nhắc với thông báo “Quy tắc này sẽ được áp dụng cho mọi thư bạn nhận được. Điều này có đúng không?” hộp thoại. Chỉ cần nhấn vào nút Có trong hộp thoại này.
Tiếp theo, đánh dấu vào chạy một kịch bản hộp kiểm Bạn muốn làm gì với hộp thoại thông báo và sau đó nhấp vào tùy chọn “tập lệnh”. Sau đó, chọn tập lệnh VBA bạn vừa tạo ở trên rồi nhấn nút OK > Next.
Bây giờ, hãy nhập tên của quy tắc và thiết lập các tùy chọn quy tắc bao gồm Chạy quy tắc này ngay bây giờ trên các thư đã có trong “Hộp thư đến”, Bật quy tắc này và Tạo quy tắc này trên tất cả các tài khoản.
Cuối cùng, xem lại quy tắc Outlook vừa tạo và nhấn nút Kết thúc. Tệp đính kèm Outlook giờ sẽ được tự động tải xuống thư mục được chỉ định của bạn.
Đọc: Không thể đính kèm tệp vào email trong ứng dụng Outlook.com hoặc Máy tính để bàn .
Ghi chú: Tùy chọn Chạy tập lệnh bị thiếu trong các phiên bản gần đây của Microsoft Outlook. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện một chỉnh sửa Registry nhỏ để sử dụng tùy chọn này. Sau khi thực hiện các thay đổi Sổ đăng ký bắt buộc, bạn có thể làm theo tất cả các bước trên để định cấu hình quy tắc Outlook và chạy tập lệnh VBA để tự động tải xuống tệp đính kèm Outlook.
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Sổ đăng ký của bạn, bạn nên tạo một bản sao lưu của Registry . Một tinh chỉnh sai có thể làm hỏng nghiêm trọng hệ thống của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo an toàn bằng cách sao lưu Sổ đăng ký của bạn.
Đây là cách bạn có thể chạy tập lệnh VBA đã tạo trong Outlook bằng Registry Editor:
Đầu tiên, mở ứng dụng Registry Editor. Để làm điều đó, hãy mở hộp lệnh Run bằng Win+R và nhập regedit vào đó. Tiếp theo, trong Registry Editor, điều hướng đến vị trí bên dưới:
Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Security
Bây giờ, nhấp chuột phải vào phần trống trên bảng điều khiển bên phải và chọn tùy chọn Giá trị mới > DWORD (32-bit) từ menu ngữ cảnh xuất hiện. Chỉ cần đặt tên cho DWORD mới tạo là EnableUnsafeClientMailRules .
Tiếp theo, nhấp đúp vào EnableUnsafeClientMailRules DWORD rồi nhập 1 vào trường Dữ liệu giá trị và nhấn nút OK.
cách khởi động vào bios
Giờ đây, bạn sẽ có thể sử dụng quy tắc Chạy tập lệnh trong Outlook.
Đọc: Tự động chặn tải xuống tệp đính kèm Lịch Outlook .
Làm cách nào để ngăn Outlook tự động tải xuống tệp đính kèm?
Nếu bạn không muốn tự động tải ảnh Outlook xuống, hãy mở Outlook và nhấp vào menu Tệp. Bây giờ, đi tới Tùy chọn, điều hướng đến tab Trung tâm tin cậy và chọn tùy chọn Cài đặt trung tâm tin cậy. Trong hộp thoại mới, di chuyển đến tab Tải xuống tự động và đánh dấu vào ô Không tự động tải ảnh xuống trong thư email HTML chuẩn hoặc các mục RSS.
Làm cách nào để tải xuống nhiều tệp đính kèm cùng một lúc?
Để lưu tất cả các tệp đính kèm từ một email cùng một lúc trong MS Outlook, hãy mở email trong một cửa sổ riêng rồi nhấn vào nút thả xuống hiện bên cạnh tệp đính kèm. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Select All. Tiếp theo, nhấp vào nút Lưu dưới dạng rồi duyệt và chọn vị trí bạn muốn lưu tệp đính kèm. Sau đó, nó sẽ tải xuống và lưu nhiều tệp đính kèm cùng một lúc.
Hãy đọc ngay bây giờ: Tệp đính kèm kéo và thả của Outlook không hoạt động .
