Làm cách nào để giảm kích thước tệp Excel?

Dưới đây là một số phương pháp để giảm dung lượng file excel trên Windows 11/10. Rất nhiều người dùng đã báo cáo gặp sự cố do kích thước lớn của sổ làm việc Excel của họ. Trong khi tải tệp, Excel liên tục bị lag hoặc đơ. Kích thước tệp lớn cũng gây khó khăn trong việc chia sẻ tệp với người khác. Bây giờ, một số yếu tố có thể làm tăng kích thước tệp Excel của bạn. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những lý do này.

Tại sao kích thước tệp Excel của tôi quá lớn?

Một trong những lý do chính là hình ảnh chất lượng cao được thêm vào trang tính của bạn. Ngoài ra, bộ đệm ẩn xoay vòng được tạo tự động khi bạn thêm bảng xoay vòng là một lý do khác đằng sau các tệp Excel có kích thước lớn. Các lý do khác cho cùng bao gồm định dạng dư thừa, quá nhiều dữ liệu, đối tượng được nhúng và quá nhiều trang tính được thêm vào trong một sổ làm việc.

Làm cách nào để giảm kích thước của tệp Excel?

Nếu kích thước sổ làm việc Excel của bạn quá lớn, bạn có thể sử dụng các mẹo và thủ thuật dưới đây để giảm kích thước tệp Excel:

Lưu bảng tính của bạn dưới dạng Sổ làm việc nhị phân Excel.
Loại bỏ các trang tính, dữ liệu và công thức không cần thiết.
Nén các tệp hình ảnh đã thêm.
Không lưu trữ bộ đệm trục xoay với tệp Excel của bạn.
Xóa định dạng khỏi sổ làm việc của bạn.
Xóa Đồng hồ.
Nén tệp Excel bằng công cụ chuyên dụng.

1] Lưu bảng tính của bạn dưới dạng Sổ làm việc nhị phân Excel

bấm khóa

Mẹo đầu tiên mà chúng tôi muốn chia sẻ để giảm kích thước tệp Excel của bạn là lưu sổ làm việc ở định dạng Excel Binary Workbook (XLSB) thay vì định dạng XLS hoặc XLSX. Định dạng này lưu sổ làm việc ở kích cỡ nhỏ hơn nhiều vì nó lưu dữ liệu ở định dạng nhị phân so với định dạng dựa trên XML.

Xin lưu ý rằng các định dạng XLS và XLSX là các định dạng được sử dụng rộng rãi hơn và hoạt động với hầu hết các chương trình bảng tính của bên thứ ba. Tuy nhiên, định dạng nhị phân vẫn ổn nếu bạn chỉ sử dụng tệp với Microsoft Excel hoặc phần mềm khác hỗ trợ định dạng XSLB.

Để lưu bảng tính của bạn dưới dạng Sổ làm việc nhị phân Excel, hãy làm theo các bước dưới đây:

Đầu tiên, mở tệp Excel nguồn và nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Lưu lựa chọn.
Bây giờ, đặt định dạng đầu ra thành Sổ làm việc nhị phân Excel (.xlsb) và nhấn Cứu cái nút.

2] Xóa các trang tính, dữ liệu và công thức không cần thiết

Bạn cũng có thể thử xóa các trang tính không cần thiết mà không có dữ liệu quan trọng hoặc liên quan khỏi sổ làm việc của mình. Nhấp chuột phải vào tab trang tính từ dưới cùng và chọn tùy chọn Xóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa dữ liệu và công thức không mong muốn để giảm kích thước tệp Excel của mình.

3] Nén các tệp hình ảnh đã thêm

Bạn muốn tiếp tục giảm kích thước tệp Excel của mình? Chà, hãy thử nén các tệp hình ảnh được thêm vào bảng tính của bạn. Hình ảnh có độ phân giải cao hơn sẽ tăng kích cỡ tệp của sổ làm việc Excel. Vì vậy, hãy giảm kích thước của hình ảnh được nhúng và nó sẽ tự động giảm kích thước của tệp Excel.

Đây là cách để làm điều đó:

cửa sổ khôi phục 10 sau 30 ngày

Đầu tiên, chọn một hình ảnh trong tệp Excel của bạn và đi đến Hình ảnh chuyển hướng.
Bây giờ, bấm vào Nén ảnh trong nhóm Điều chỉnh.
Tiếp theo, đánh dấu vào Chỉ áp dụng cho hình ảnh này (chọn theo yêu cầu của bạn) và Xóa vùng ảnh đã cắt hộp kiểm.
Sau đó, bấm vào Sử dụng độ phân giải mặc định tùy chọn trong Độ phân giải.
Cuối cùng, nhấn nút ĐƯỢC RỒI nút để nén tất cả các hình ảnh của bạn.

Đọc: Excel không thể mở hai sổ làm việc có cùng tên cùng một lúc .

4] Không lưu trữ bộ đệm trục với tệp Excel của bạn

Bạn cũng có thể xóa bộ đệm ẩn trục khỏi sổ làm việc của mình để giảm kích thước tệp Excel. Khi bạn tạo bảng tổng hợp trong sổ làm việc của mình, Excel sẽ tự động tạo Bộ đệm ẩn Pivot về cơ bản lưu trữ bản sao của nguồn dữ liệu. Mặc dù nó hữu ích trong suốt quá trình, nhưng nó làm tăng kích thước tệp. Vì vậy, bạn có thể xóa bộ đệm ẩn trục để giảm kích thước tệp của sổ làm việc Excel.

Để làm điều đó, hãy nhấp vào một ô trong bảng tổng hợp của bạn rồi chuyển đến Phân tích PivotTable chuyển hướng. Bây giờ, trong nhóm PivotTable, hãy chọn Tùy chọn và di chuyển đến Dữ liệu tab trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện. Tiếp theo, bỏ chọn các tùy chọn có tên Lưu dữ liệu nguồn bằng tệp Và Làm mới dữ liệu khi mở tệp .

Cần thêm mẹo để giảm kích thước tệp của sổ làm việc Excel? Chuyển sang mẹo tiếp theo.

Nhìn thấy: Cách xóa Siêu dữ liệu khỏi trang tính Excel ?

5] Xóa định dạng khỏi sổ làm việc của bạn

Nếu có thể, bạn có thể xóa định dạng khỏi bảng tính của mình để giảm kích thước của tệp Excel. Định dạng rất hữu ích để làm cho sổ làm việc của bạn toàn diện hơn và nhiều thông tin hơn. Tuy nhiên, nó cũng làm tăng kích thước tệp đáng kể. Vì vậy, nếu bạn có tùy chọn xóa tất cả định dạng, hãy thực hiện việc đó và thao tác này sẽ tự động giảm kích thước tệp của sổ làm việc Excel lớn hơn.

Để làm điều đó, bạn có thể chuyển đến tab Trang chủ và nhấp vào Xóa > Xóa định dạng tùy chọn trong nhóm Chỉnh sửa. Thao tác này sẽ xóa định dạng khỏi các ô đã chọn.

Đọc: Nén hàng loạt tệp PDF bằng phần mềm miễn phí và các công cụ trực tuyến .

thanh tìm kiếm windows 8

6] Xóa đồng hồ

Excel cung cấp một Cửa sổ theo dõi mà bạn có thể dễ dàng kiểm tra, kiểm tra hoặc xác nhận các phép tính công thức và kết quả trong một sổ làm việc lớn có nhiều trang tính. Tuy nhiên, nó có thể làm tăng kích thước tập tin của bạn. Vì vậy, khi sử dụng xong đồng hồ, bạn có thể tháo chúng ra.

Để xóa đồng hồ trong Excel, hãy chuyển đến công thức tab và nhấp vào xem cửa sổ lựa chọn. Bây giờ, chọn đồng hồ đã thêm và nhấn nút Xóa Xem cái nút.

7] Nén file Excel bằng công cụ chuyên dụng

Nếu việc giảm kích thước tệp Excel theo cách thủ công có vẻ mệt mỏi, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ của bên thứ ba. Có rất nhiều công cụ trực tuyến và ứng dụng máy tính để bàn giúp bạn giảm kích thước của các loại tệp khác nhau, bao gồm cả tệp Excel. Nếu bạn đang tìm kiếm một cái miễn phí, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ClipNén . Đây là một công cụ trực tuyến tốt mà bạn có thể sử dụng để giảm kích thước của tệp XLS và XLSX.

Tôi hy vọng bài đăng này sẽ giúp bạn giảm kích thước tệp Excel.

Phần mềm nào giảm dung lượng file Excel?

Nếu bạn muốn giảm kích thước của tệp Excel ngoại tuyến, bạn có thể sử dụng ứng dụng trên máy tính để bàn. Có một số phần mềm nén tệp cũng cho phép bạn giảm kích thước tệp Excel. Để đặt tên cho một số, bạn có thể sử dụng Phần mềm giảm kích thước tệp NXPowerLite hoặc Excel của Sobolsoft. Đây là những phần mềm trả phí có bản dùng thử. Nếu bạn muốn có một công cụ miễn phí để giảm kích thước tệp Excel, hãy sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí như WeCompress hoặc ClipCompress.

Hãy đọc ngay bây giờ: Cách nén và giảm dung lượng văn bản Word ?