Cách áp dụng chính sách lưu giữ hộp thư chung trong Office 365

Khi nói đến việc giữ cho dữ liệu của bạn an toàn và bảo mật, một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm là áp dụng chính sách lưu giữ hộp thư dùng chung trong Office 365. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ đúng cách và bạn luôn có thể truy cập dữ liệu đó khi cần ĐẾN. Có một số cách khác nhau để thiết lập chính sách lưu giữ hộp thư dùng chung, nhưng điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng bạn hiểu các tùy chọn và cách chúng hoạt động. Một trong những điều đầu tiên bạn cần làm là quyết định loại dữ liệu bạn muốn giữ và trong bao lâu. Có hai loại dữ liệu chính mà bạn có thể lưu giữ: tin nhắn và mục. Tin nhắn là loại dữ liệu phổ biến nhất mà mọi người muốn lưu giữ. Bạn có thể giữ tin nhắn trong một khoảng thời gian nhất định hoặc bạn có thể giữ chúng mãi mãi. Các mặt hàng ít phổ biến hơn, nhưng chúng có thể quan trọng không kém. Các mục bao gồm những thứ như danh sách liên hệ, mục lịch và nhiệm vụ. Bạn có thể giữ các mục trong một khoảng thời gian nhất định hoặc bạn có thể giữ chúng mãi mãi. Khi bạn biết loại dữ liệu bạn muốn giữ, bạn cần quyết định bạn muốn giữ nó trong bao lâu. Có ba lựa chọn chính: 1. Giữ trong một khoảng thời gian nhất định 2. Giữ mãi 3. Xóa sau một khoảng thời gian nhất định Mỗi lựa chọn đều có những lợi ích và hạn chế riêng, vì vậy bạn cần cân nhắc cẩn thận trước khi đưa ra quyết định. Khi bạn biết loại dữ liệu bạn muốn lưu giữ và trong thời gian bao lâu, bạn cần thiết lập chính sách lưu giữ của mình. Có một vài cách khác nhau để thực hiện việc này, nhưng điều quan trọng nhất là đảm bảo rằng bạn hiểu các tùy chọn và cách chúng hoạt động. Một trong những cách tốt nhất để thiết lập chính sách lưu giữ là sử dụng các tùy chọn tích hợp sẵn trong Office 365. Để thực hiện việc này, hãy truy cập trung tâm quản trị Office 365 và nhấp vào tab 'Tuân thủ'. Từ đó, bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn tuân thủ. Cuộn xuống phần 'Lưu giữ' và nhấp vào liên kết 'Thêm chính sách lưu giữ'. Thao tác này sẽ đưa bạn đến trình hướng dẫn chính sách lưu giữ. Điều đầu tiên bạn cần làm là đặt tên cho chính sách của mình. Sau đó, bạn cần chọn loại dữ liệu bạn muốn giữ và trong bao lâu. Bạn cũng có thể chọn áp dụng chính sách cho tất cả người dùng hoặc chỉ những người dùng cụ thể. Khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút 'Lưu'. Chính sách của bạn bây giờ sẽ được áp dụng cho tất cả người dùng bạn đã chọn. Nếu bạn chỉ muốn áp dụng chính sách cho những người dùng cụ thể, bạn có thể thực hiện điều đó bằng cách đi tới tab 'Tuân thủ' trong trung tâm quản trị Office 365 và nhấp vào liên kết 'Lưu giữ'. Từ đó, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các chính sách lưu giữ đã được tạo. Tìm chính sách bạn muốn áp dụng cho người dùng cụ thể và nhấp vào liên kết 'Chỉnh sửa'. Cuộn xuống phần 'Phạm vi' và nhấp vào liên kết 'Thêm người dùng'. Từ đó, bạn có thể chọn những người dùng cụ thể mà bạn muốn áp dụng chính sách. Khi bạn đã thực hiện các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào nút 'Lưu'. Chính sách của bạn bây giờ sẽ được áp dụng cho những người dùng cụ thể mà bạn đã chọn.

Nếu bạn muốn biết cách áp dụng chính sách lưu giữ hộp thư dùng chung trong Office 365, sau đó đọc bài đăng này. Chính sách lưu giữ là bộ sưu tập thẻ lưu trữ xác định cách các thư mục và mục riêng lẻ (chẳng hạn như email và thư thoại) được lưu trữ trong hộp thư chung trong Office 365 trước khi chúng được lưu trữ hoặc xóa vĩnh viễn. Nhiều tổ chức kinh doanh cần chủ động lưu trữ nội dung trong hộp thư của họ vì lý do tuân thủ. Chính sách lưu giữ giúp bạn quản lý các rủi ro liên quan đến việc mất thông tin có thể gây rắc rối về mặt pháp lý.

Cách áp dụng chính sách lưu giữ hộp thư chung trong Office 365

Để áp dụng chính sách lưu giữ cho hộp thư dùng chung, bạn phải tạo thẻ lưu giữ và chính sách lưu giữ mới, đính kèm thẻ vào chính sách, sau đó áp dụng chính sách cho hộp thư dùng chung.

dounaley

Đó là cách bạn có thể áp dụng chính sách lưu giữ hộp thư dùng chung trong Office 365 :

1. Đăng nhập vào EAC.
2. Tạo thẻ lưu giữ cá nhân.
3. Tạo chính sách lưu giữ mới.
4. Đính kèm thẻ cá nhân vào chính sách lưu giữ.
5. Áp dụng chính sách lưu giữ cho hộp thư dùng chung.

Hãy xem xét điều này một cách chi tiết.

1] Đăng nhập vào EAC

Đăng nhập vào EAC (https://outlook.office365.com/ecp) bằng thông tin xác thực quản trị viên của bạn.

Driverfix có an toàn không

Mẹo: Sử dụng trình duyệt của bạn ở chế độ riêng tư/ẩn danh để truy cập vào tài khoản Quản trị viên Exchange của bạn. Điều này sẽ ngăn trình duyệt tự động chọn thông tin đăng nhập hiện tại của bạn khi bạn điều hướng đến trang web.

2] Tạo thẻ lưu trữ cá nhân

Thẻ lưu giữ có thể là một trong những thẻ sau ba các loại :

1. Thẻ chính sách mặc định (ĐPT) - Tự động áp dụng cho toàn bộ hộp thư.
2. Thẻ chính sách lưu giữ (RPT) - được áp dụng tự động cho thư mục mặc định (Hộp thư đến, Đã gửi, v.v.) và
3. ngày nhân viên – Người dùng áp dụng thủ công cho các mục và thư mục riêng lẻ.

Sử dụng thẻ cá nhân, bạn có thể tạo ngoại lệ cho thẻ chính sách mặc định hoặc thẻ chính sách lưu giữ. Ví dụ: nếu DPT yêu cầu xóa tất cả các mục sau 5 năm, bạn có thể tạo ngoại lệ cho 'thông báo' sẽ bị xóa sau 7 ngày bằng cách sử dụng thẻ cá nhân.

Để tạo thẻ cá nhân, hãy làm theo các hướng dẫn sau:

1. Nhấn quản lý tuân thủ trong ngăn bên trái của bảng điều khiển Trung tâm quản trị Exchange.
2. Sau đó bấm vào thẻ lưu trữ ở đầu trang.
3. Bạn sẽ thấy một danh sách các thẻ lưu giữ hiện có. bấm vào cộng (+) biểu tượng ở đầu danh sách này.
4. Chọn được người dùng áp dụng cho các mục và thư mục (riêng tư) trong danh sách thả xuống xuất hiện.
5. để đi vào Tên , giữ hành động, Và Hạn sử dụng cho thẻ trong thẻ mới được người dùng áp dụng cho các mục và thư mục (cá nhân) cửa sổ.
6. Bấm vào Giữ cái nút.

Tương tự, bạn có thể tạo các thẻ bổ sung sẽ được đính kèm vào chính sách hộp thư dùng chung của mình.

trình cài đặt nvidia không thể tiếp tục không tương thích với phiên bản windows này

Đọc thêm: Sự khác biệt giữa Microsoft Office và Microsoft 365 là gì?

3] Tạo chính sách lưu giữ mới

1. Đi đến chính sách duy trì chuyển hướng xuất hiện ở đầu trang Quản lý tuân thủ. Bạn sẽ thấy một danh sách các chính sách hiện có.
2. Bấm vào cộng (+) biểu tượng để tạo một chính sách mới.
3. Nhập thích hợp Tên cho chính trị.
4. Đính kèm một hoặc nhiều thẻ vào chính sách (như được mô tả trong phần tiếp theo).
5. Bấm vào Giữ cái nút.

Đọc thêm: Cài đặt Bảng điều khiển quản lý chính sách nhóm trong Windows 11/10. .

4] Đính kèm thẻ cá nhân vào chính sách lưu giữ.

1. Trong cửa sổ chính sách lưu giữ, nhấp vào dấu cộng (+). cái này sẽ mở chọn thẻ lưu trữ một cửa sổ hiển thị danh sách các thẻ có sẵn.
2. Chọn các thẻ cá nhân bạn đã tạo và nhấp vào nút Thêm vào cái nút.
3. Sau đó bấm vào Được rồi cái nút.

5] Áp dụng chính sách lưu giữ cho hộp thư dùng chung.

1. Trong ngăn bên trái của tài khoản quản trị Exchange của bạn, bấm vào người nhận .
2. Sau đó bấm vào tổng quan tab trên cùng. Bạn sẽ thấy một danh sách hiện có hộp thư chung .
3. nhấn đúp chuột trong hộp thư dùng chung mà bạn muốn áp dụng chính sách.
4. Nhấn tính năng hộp thư trên bảng điều khiển bên trái.
5. Chọn một chính sách bằng cách sử dụng nút Duy trì chính sách ngã.
6. Bấm vào Giữ cái nút.

Ghi chú:

đăng nhập pushbullet

1. Chỉ quản trị viên mới có thể tạo và áp dụng các chính sách lưu giữ cho hộp thư dùng chung trong Office 365.
2. Để áp dụng chính sách lưu giữ cho chúng, bạn phải có ít nhất 10 MB dữ liệu trong hộp thư của mình.
3. Chính sách lưu giữ thường mất 7 ngày để có hiệu lực.
4. Bạn có thể tạo một hoặc nhiều thẻ lưu giữ, nhưng mỗi lần chỉ có thể áp dụng một chính sách lưu giữ cho hộp thư. Do đó, hãy liên kết tất cả các thẻ mà bạn muốn áp dụng cho hộp thư với một chính sách lưu giữ duy nhất.

Chúng tôi có thể áp dụng chính sách lưu giữ cho hộp thư dùng chung không?

Đúng. Bạn có thể áp dụng chính sách lưu giữ cho hộp thư chung bằng cách sử dụng tính năng hộp thư lựa chọn. Nó có thể được tìm thấy bằng cách bấm đúp vào hộp thư dùng chung bên dưới tổng quan tab trong người nhận phần của EAC. Hãy nhớ rằng mỗi lần chỉ có thể áp dụng một chính sách cho hộp thư. Vì vậy, bạn cần liên kết tất cả các thẻ cần thiết với một chính sách duy nhất mà bạn sẽ áp dụng cho hộp thư.

Làm cách nào để thay đổi chính sách lưu giữ mặc định trong Office 365?

Làm cách nào để áp dụng chính sách lưu giữ cho hộp thư Office 365?

Bạn có thể áp dụng chính sách lưu giữ cho một hoặc nhiều hộp thư trong Office 365. sử dụng EAC . Để áp dụng chính sách lưu giữ cho một hộp thư, hãy truy cập Người nhận > Hộp thư . Sau đó chọn hộp thư mong muốn và nhấp vào nút biên tập biểu tượng hàng đầu. Nhấn Hộp thư đặc thù bên trái. Chọn chính sách lưu giữ từ danh sách thả xuống và nhấp vào Giữ cái nút. Để áp dụng chính sách lưu giữ cho nhiều hộp thư, hãy chọn nhiều hộp thư bằng cách sử dụng Sự thay đổi hoặc Điều khiển chìa khóa. Sau đó chọn Tùy chọn nâng cao > Chính sách lưu giữ > Làm mới . Sau đó chọn chính sách mong muốn trong Chỉ định hàng loạt chính sách lưu giữ và bấm vào Giữ cái nút.