Làm cách nào để gửi email định kỳ trong Outlook 365?

Bạn có phải là người dùng Outlook 365 đang tìm kiếm một cách dễ dàng và hiệu quả để tự động hóa quy trình gửi email của mình không? Gửi email định kỳ có thể là một công việc tẻ nhạt nếu bạn thực hiện thủ công. May mắn thay, Outlook 365 cung cấp cho bạn khả năng dễ dàng thiết lập các email định kỳ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách gửi email định kỳ trong Outlook 365.

Làm cách nào để gửi email định kỳ trong Outlook 365?

• Mở Outlook 365 và chuyển đến tab Trang chủ Outlook.
• Tạo một email mới hoặc trả lời một email hiện có.
• Chuyển đến tab Tùy chọn và nhấp vào nút Giao hàng chậm trễ.
• Trong tùy chọn Giao hàng, hãy chọn hộp Không giao hàng trước.
• Đặt ngày và giờ bạn muốn gửi email.
• Chọn hộp cho tùy chọn Định kỳ và chọn khoảng thời gian.
• Bấm Đóng rồi bấm Gửi.

xóa các mục khỏi cửa sổ menu bắt đầu 7

Email định kỳ trong Outlook 365 là gì?

Email định kỳ là những email được gửi đi một cách thường xuyên và lặp đi lặp lại. Đó là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với khách hàng, khách hàng và đồng nghiệp. Outlook 365 giúp người dùng dễ dàng tự động hóa quá trình gửi những email này, tiết kiệm thời gian và năng lượng. Email định kỳ có thể được sử dụng để nhắc nhở khách hàng về các sự kiện sắp tới, gửi bản tin và giữ mọi người cùng thống nhất.

Khi gửi email định kỳ trong Outlook 365, người dùng có thể tùy chỉnh tần suất gửi email, bao gồm tệp đính kèm và thậm chí theo dõi email để phân tích thêm. Điều này giúp dễ dàng đảm bảo rằng email được gửi đúng thời gian và được người nhận mong muốn đọc. Nó cũng cho phép người dùng thiết lập các phản hồi tự động có thể được gửi đi khi các tiêu chí nhất định được đáp ứng trong email.

Thiết lập email định kỳ trong Outlook 365

Để thiết lập email định kỳ trong Outlook 365, trước tiên người dùng phải tạo thư email trong hộp thư đến Outlook. Tin nhắn này sẽ là mẫu cho tất cả các email trong tương lai của loạt bài này. Sau khi mẫu được tạo, người dùng có thể chọn nút Tạo email định kỳ nằm trong dải băng ở đầu cửa sổ Outlook. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi người dùng có thể đặt tần suất gửi email và tùy chỉnh bất kỳ cài đặt nào khác mà họ muốn đưa vào.

Khi thiết lập tần suất gửi email, người dùng có thể chọn gửi email hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Họ cũng có thể chỉ định ngày nào trong tuần hoặc tháng mà email sẽ được gửi đi. Điều này có thể hữu ích trong việc cập nhật cho khách hàng và đồng nghiệp về những thay đổi và cập nhật thường xuyên một cách kịp thời.

Lên lịch gửi email định kỳ trong Outlook 365

Khi tần suất gửi email đã được đặt, người dùng có thể chọn nút Lịch biểu nằm trong dải băng ở đầu cửa sổ Outlook. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi người dùng có thể chọn ngày và giờ họ muốn gửi email. Người dùng có thể chọn gửi email ngay lập tức hoặc lên lịch cho chúng vào ngày và giờ trong tương lai. Điều quan trọng cần lưu ý là người dùng chỉ có thể lên lịch gửi email định kỳ trước tối đa một năm.

Theo dõi email định kỳ trong Outlook 365

Khi gửi email định kỳ trong Outlook 365, người dùng có thể theo dõi email để phân tích thêm. Để thực hiện việc này, người dùng có thể chọn nút Theo dõi nằm trong dải băng ở đầu cửa sổ Outlook. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi người dùng có thể chọn loại theo dõi mà họ muốn bật. Điều này bao gồm việc theo dõi thời điểm email được mở, thời điểm nhấp vào liên kết và thời điểm mở tệp đính kèm. Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để hiểu rõ hơn về hành vi của người dùng và hiểu rõ hơn về nhu cầu và sở thích của khách hàng.

Gửi email định kỳ trong Outlook 365

Khi tất cả cài đặt đã được đặt và các email đã được lên lịch, người dùng có thể chọn nút Gửi nằm trong dải băng ở đầu cửa sổ Outlook. Điều này sẽ gửi email đầu tiên trong chuỗi. Tất cả các email tiếp theo trong chuỗi sẽ được gửi tự động theo tần suất do người dùng đặt.

màn hình kép virtualbox

Quản lý email định kỳ trong Outlook 365

Khi các email định kỳ đã được gửi đi, người dùng có thể quản lý chúng từ nút Quản lý nằm trong dải băng ở đầu cửa sổ Outlook. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi người dùng có thể xem các email trong chuỗi, chỉnh sửa, xóa hoặc hủy chúng. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi tất cả các email trong chuỗi và đảm bảo rằng chúng được gửi đi theo lịch trình.

Tùy chỉnh email định kỳ trong Outlook 365

Người dùng có thể tùy chỉnh các email trong chuỗi bằng cách chọn nút Tùy chỉnh nằm trong dải băng ở đầu cửa sổ Outlook. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nơi người dùng có thể tùy chỉnh dòng chủ đề, thêm tệp đính kèm hoặc sửa đổi nội dung email. Điều này giúp bạn dễ dàng cập nhật các email trong chuỗi và phù hợp với người nhận dự kiến.

6 câu hỏi thường gặp hàng đầu

Câu hỏi 1: Email định kỳ là gì?

Email định kỳ là email được gửi theo lịch trình thường xuyên, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Đây là một quy trình tự động giúp tiết kiệm thời gian và loại bỏ nhu cầu soạn và gửi email theo cách thủ công. Email định kỳ thường được sử dụng để gửi bản tin, lời nhắc, cập nhật, v.v.

Câu hỏi 2: Làm cách nào để thiết lập email định kỳ trong Outlook 365?

Thiết lập email định kỳ trong Outlook 365 thật dễ dàng. Trước tiên, hãy tạo một email mới trong Outlook và nhập tất cả thông tin cần thiết, bao gồm địa chỉ người nhận, dòng chủ đề và nội dung thư. Tiếp theo, nhấp vào nút Lịch biểu, có thể tìm thấy trong dải băng ở đầu cửa sổ email. Sau đó, bạn có thể chọn tần suất gửi email định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, v.v.) và ngày bạn muốn bắt đầu gửi email. Cuối cùng, nhấp vào Gửi và email định kỳ sẽ được thiết lập.

Câu hỏi 3: Tôi có thể tùy chỉnh nội dung của email định kỳ không?

Có, bạn có thể tùy chỉnh nội dung của email định kỳ trong Outlook 365. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lập lịch trong dải băng, sau đó chọn Chỉnh sửa thư định kỳ. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với nội dung của email, bao gồm dòng chủ đề, nội dung và mọi tệp đính kèm. Khi bạn đã thực hiện các thay đổi cần thiết, hãy nhấp vào Lưu và Đóng để áp dụng chúng cho email định kỳ.

Câu hỏi 4: Tôi có thể hủy email định kỳ được không?

Có, bạn có thể hủy email định kỳ trong Outlook 365. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lên lịch trong dải băng, sau đó chọn Hủy Tin nhắn Định kỳ. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể xác nhận việc hủy email định kỳ. Khi bạn đã xác nhận việc hủy, email sẽ không được gửi nữa.

Câu hỏi 5: Tôi có thể thay đổi tần suất gửi email định kỳ không?

Có, bạn có thể thay đổi tần suất gửi email định kỳ trong Outlook 365. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lập lịch trong dải băng, sau đó chọn Chỉnh sửa thư định kỳ. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể chọn tần suất mới của email định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, v.v.). Khi bạn đã thực hiện các thay đổi cần thiết, hãy nhấp vào Lưu và Đóng để áp dụng chúng cho email định kỳ.

đánh thức máy tính xách tay khi đóng nắp

Câu hỏi 6: Tôi có thể thêm người nhận bổ sung vào email định kỳ không?

Có, bạn có thể thêm người nhận bổ sung vào email định kỳ trong Outlook 365. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lập lịch trong dải băng, sau đó chọn Chỉnh sửa thư định kỳ. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới nơi bạn có thể thêm người nhận mới vào email. Khi bạn đã thêm tất cả những người nhận cần thiết, hãy nhấp vào Lưu và Đóng để áp dụng chúng cho email định kỳ.

Gửi email định kỳ trong Outlook 365 có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong công việc hàng ngày. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng tạo một email duy nhất để gửi định kỳ đến một nhóm liên hệ cụ thể hoặc từng người nhận. Với giao diện trực quan, thân thiện với người dùng của Outlook 365, bạn có thể nhanh chóng thiết lập email định kỳ chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Giờ đây, bạn có thể duy trì kết nối và chia sẻ thông tin quan trọng với các liên hệ của mình mà không cần phải nhập và gửi từng email theo cách thủ công.