Cách gửi email hàng loạt trong Outlook bằng cách trộn thư

Nếu đang muốn gửi hàng loạt email trong Outlook, bạn có thể thực hiện việc này bằng tính năng phối thư. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập và sử dụng trộn thư để gửi email hàng loạt trong Outlook.

Trước tiên, bạn cần tạo danh sách người nhận trong tệp CSV. Tệp này sẽ chứa địa chỉ email của những người bạn muốn gửi tin nhắn của mình. Sau khi bạn có tệp CSV của mình, hãy mở tệp đó trong Excel và lưu tệp dưới dạng tệp văn bản được phân cách bằng tab.

Tiếp theo, mở Outlook và tạo một thư mới. Trong thư, hãy nhấp vào tab 'Chèn' rồi nhấp vào 'Đính kèm tệp'. Chọn tệp CSV của bạn và nhấp vào 'Chèn'.

vô hiệu hóa add in outlook 2016

Bây giờ, hãy nhấp vào nút 'Tới' và chọn 'Người nhận trộn thư.' Chọn tệp CSV của bạn và nhấp vào 'Mở'. Chọn 'Tới' từ các tùy chọn trộn thư và nhấp vào 'OK.'

Cuối cùng, nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào 'Hoàn tất & Hợp nhất'. Giờ đây, Outlook sẽ gửi email hàng loạt của bạn tới tất cả các địa chỉ trong tệp CSV của bạn.

Gửi thư hàng loạt là một chiến lược tiếp thị kỹ thuật số quan trọng được sử dụng để tăng doanh số bán hàng và quảng bá thương hiệu. Ngày nay, một chiến dịch email marketing là điều cần thiết để quảng cáo tiếp cận được lượng lớn khách hàng và đạt được mục tiêu của tổ chức. Ngoài công việc kinh doanh, có thể có một số trường hợp bạn muốn gửi hàng loạt email mời, bản tin và thông báo đến nhiều địa chỉ.

Tuy nhiên, hầu hết các tài khoản email chỉ hỗ trợ một số lượng hạn chế người nhận cho mỗi email. Ngoài ra, việc chuẩn bị các bức thư riêng lẻ gửi cho nhiều người mất rất nhiều thời gian. Mặc dù có nhiều dịch vụ cung cấp cách đơn giản để gửi email hàng loạt, nhưng cách tốt nhất để tạo một email được cá nhân hóa là sử dụng hợp nhất các chữ cái đặc thù Phần mềm soạn thảo văn bản với Microsoft Outlook .

Không giống như gửi email tới nhiều người, tính năng trộn thư giữ nguyên thông báo trên nhiều email, nhưng tên và địa chỉ email là duy nhất với các chi tiết tùy chỉnh cho mỗi người nhận. Nói cách khác, hợp nhất làm cho mỗi người nhận email trở thành người nhận duy nhất.

Tính năng trộn thư trong Microsoft Word là gì

Trộn thư là một tính năng mạnh mẽ được hỗ trợ bởi hầu hết các ứng dụng. Nó cho phép bạn tạo hàng loạt email được cá nhân hóa từ email và tự động trích xuất địa chỉ của nhiều người nhận từ cơ sở dữ liệu để tạo điều kiện gửi thư hàng loạt. Về cơ bản, trộn thư có nghĩa là kết hợp thư và tài liệu. Trộn thư được hỗ trợ bởi tất cả các chương trình Microsoft Office. Microsoft Word cho phép bạn nhúng nội dung từ các nguồn dữ liệu như cơ sở dữ liệu Access, bảng tính Excel, v.v. vào tài liệu Word bằng tính năng trộn thư. Khi làm như vậy, Microsoft Outlook có thể tận dụng khả năng hợp nhất thư của Microsoft Word để gửi hàng loạt email được cá nhân hóa tới nhiều địa chỉ liên hệ.

Để gửi email hàng loạt trong Outlook bằng tính năng trộn thư, trước tiên bạn phải sử dụng Microsoft Word để tạo nhiều tài liệu cố định có chứa nội dung cố định, tức là phần nội dung của email, sau đó thêm thông tin duy nhất cho mỗi tài liệu, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ của người nhận, thường được lấy từ một nguồn dữ liệu như Liên hệ Outlook, bảng tính Excel hoặc cơ sở dữ liệu truy cập. Trộn thư bao gồm chuẩn bị các tài liệu chính của bạn, tạo nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư của bạn, xác định các trường phối, liên kết danh sách gửi thư với một tài liệu, lưu và gửi các email được cá nhân hóa. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích cách gửi email hàng loạt trong Outlook bằng phối thư.

Chuẩn bị danh sách gửi thư để hợp nhất

phóng Microsoft Outlook và bấm vào trang chủ chuyển hướng

Ở dưới cùng của trang tab trang chủ, bấm vào Mọi người để xem danh sách liên lạc của bạn.

Chọn địa chỉ liên hệ mà bạn muốn gửi tin nhắn hàng loạt.

bây giờ đi đến hành động Nhóm trong trang chủ tab và nhấp vào Hợp nhất các chữ cái.

trình chỉnh sửa ảnh faststone

Trong hộp thoại Mail Merge Contacts, nhấp vào nút radio với tùy chọn Chỉ liên hệ được chọn dưới Liên lạc để chỉ gửi email đến địa chỉ liên hệ đã chọn. Nếu không, hãy nhấp vào nút radio với tùy chọn Tất cả các liên hệ trong chế độ xem hiện tại .

Sau đó chọn nút radio với tùy chọn tài liệu mới dưới tệp tài liệu

Trong tùy chọn hợp nhất, chọn loại tài liệu là Từ những chữ cái , Hợp nhất thành Địa chỉ email và nhập chủ đề email của bạn vào trường chủ đề thư.

Nhấp chuột Khỏe để áp dụng các cài đặt và Outlook sẽ khởi chạy Microsoft Word để bạn có thể viết một tin nhắn vĩnh viễn.

Soạn thư email được cá nhân hóa bằng Microsoft Word

Outlook khởi chạy Microsoft Word.

Trong thanh chào mừng, hãy nhập một địa chỉ, chẳng hạn như nhập, xin chào, rồi bấm vào Chèn trường hợp nhất trong nhóm 'Viết và Dán' của Feild.

Chọn một sự lựa chọn Tên từ trình đơn thả xuống và Microsft Word sẽ thêm trường email<>bên cạnh lời chào.

Bạn có thể thêm các trường khác từ danh sách người nhận vào tài liệu, chẳng hạn như họ, điện thoại nhà riêng, tên công ty, v.v. Sau khi quá trình trộn thư hoàn tất, Word sẽ tự động thay thế các trường email bằng thông tin thực tế từ danh sách người nhận của bạn.

Gửi tin nhắn email

Khi bạn đã chuẩn bị email của mình, hãy nhấp vào Bắt đầu thư đến tùy chọn và chọn tin nhắn điện tử từ trình đơn thả xuống.

Bây giờ bấm vào Hoàn thành và hợp nhất nút và chọn gửi thư điện tử từ trình đơn thả xuống.

Hộp thoại Kết hợp với Email xuất hiện. Chọn ở đây Địa chỉ email vì Tùy chọn tin nhắn đến và chọn HTML vì Dạng bưu điện.

Trong phần 'Gửi hồ sơ', hãy chọn nút radio Tất cả để gửi tất cả email cùng một lúc hoặc chọn tùy chọn mục nhập hiện tại để chỉ gửi các email hiện tại.

Nhấp chuột Khỏe cái nút.

Sau đó, Microsoft Word sẽ tự động hợp nhất các email và gửi các email được cá nhân hóa đến từng địa chỉ.

Điều đáng chú ý là chức năng trên chỉ được sử dụng để gửi email. Bạn không thể đính kèm tệp vào email và bạn không thể gửi bản sao hoặc bản sao ẩn cho người nhận khác qua email.

loại bỏ khiên khỏi cửa sổ biểu tượng 10

Để xác nhận việc gửi email, hãy truy cập Quan điểm và kiểm tra của bạn mục đã gửi thư mục để xem tin nhắn đã gửi.

Hy vọng bạn thích tính năng này!