Nếu bạn là người dùng SharePoint đang tìm cách hợp nhất hai tài liệu thì bạn đã đến đúng nơi! Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách hợp nhất thành công hai tài liệu trong SharePoint. Chúng tôi sẽ đề cập đến các bước cần thiết để hợp nhất tài liệu, cũng như những ưu điểm và nhược điểm của quy trình này. Đến cuối bài viết này, bạn sẽ có kiến thức để hợp nhất hai tài liệu trong SharePoint một cách hiệu quả một cách dễ dàng. Vậy hãy bắt đầu!
Hợp nhất các tài liệu trong Sharepoint là một công việc dễ dàng. Thực hiện theo các bước dưới đây để hoàn thành nó:
1. Mở trang Sharepoint và đăng nhập nếu được yêu cầu.
2. Đến thư viện nơi chứa tài liệu.
3. Chọn hai hoặc nhiều tài liệu để hợp nhất.
4. Nhấp vào tùy chọn Hợp nhất.
5. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện với các tùy chọn để chọn định dạng và vị trí đầu ra.
6. Chọn định dạng và vị trí rồi nhấp vào Hợp nhất.
7. Các tài liệu sẽ được hợp nhất thành một tài liệu duy nhất.
Cách hợp nhất hai tài liệu trong Sharepoint
SharePoint là một nền tảng cộng tác mạnh mẽ giúp các nhóm quản lý, lưu trữ và chia sẻ tài liệu cũng như thông tin. Đó là một cách tuyệt vời để cộng tác với đồng nghiệp và khách hàng và một trong những tính năng của nó là khả năng hợp nhất hai tài liệu. Việc hợp nhất hai tài liệu trong SharePoint là một quy trình đơn giản và bài viết này sẽ giải thích cách thực hiện.
Bước 1: Truy cập Thư viện Tài liệu SharePoint
Bước đầu tiên để hợp nhất hai tài liệu trong SharePoint là truy cập thư viện tài liệu SharePoint. Để thực hiện việc này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của mình trên trang web SharePoint. Khi bạn đã đăng nhập, hãy điều hướng đến thư viện tài liệu bạn muốn truy cập. Sau đó, nhấp vào tab Tài liệu.
Bước 2: Chọn tài liệu cần hợp nhất
Khi đã ở trong thư viện tài liệu, bạn sẽ cần chọn các tài liệu bạn muốn hợp nhất. Để thực hiện việc này, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tài liệu bạn muốn hợp nhất. Khi bạn đã chọn tài liệu, hãy nhấp vào nút Hợp nhất ở cuối trang.
google hangouts biểu tượng cảm xúc động ẩn
Bước 3: Xác nhận hợp nhất
Khi bạn đã nhấp vào nút Hợp nhất, bạn sẽ thấy một trang xác nhận. Trang này sẽ liệt kê các tài liệu bạn đang hợp nhất và bạn cần xác nhận rằng bạn muốn tiếp tục. Khi bạn đã xác nhận việc hợp nhất, SharePoint sẽ tạo một tài liệu mới chứa nội dung kết hợp của hai tài liệu.
Bước 4: Xem lại và lưu tài liệu đã hợp nhất
Sau khi tài liệu đã hợp nhất được tạo, bạn sẽ cần xem lại nội dung của nó. Sau khi hài lòng với nội dung, bạn có thể lưu tài liệu vào thư viện SharePoint của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lưu ở đầu trang. Bây giờ bạn có thể truy cập tài liệu đã hợp nhất từ thư viện SharePoint của mình.
Bước 5: Chia sẻ tài liệu đã hợp nhất
Sau khi tài liệu đã hợp nhất được lưu, bạn có thể chia sẻ nó với những người dùng khác. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở đầu trang. Thao tác này sẽ mở ra một hộp thoại nơi bạn có thể nhập tên hoặc địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tài liệu. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Chia sẻ để gửi tài liệu cho những người dùng được chỉ định.
Bước 6: Xóa tài liệu gốc
Sau khi chia sẻ tài liệu đã hợp nhất, bạn có thể xóa tài liệu gốc. Để thực hiện việc này, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh tài liệu bạn muốn xóa. Sau đó, nhấp vào tùy chọn Xóa ở cuối trang. SharePoint sẽ nhắc bạn xác nhận rằng bạn muốn xóa tài liệu. Khi bạn đã xác nhận việc xóa, tài liệu sẽ bị xóa khỏi thư viện SharePoint của bạn.
Bước 7: Giám sát hoạt động tài liệu
Khi bạn đã hợp nhất và chia sẻ tài liệu, bạn có thể theo dõi hoạt động của tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Hoạt động ở đầu trang. Thao tác này sẽ mở ra một trang hiển thị tất cả hoạt động liên quan đến tài liệu, chẳng hạn như ai đã xem hoặc chỉnh sửa nó. Đây là một cách tuyệt vời để theo dõi tài liệu và đảm bảo nó được sử dụng đúng mục đích.
Bước 8: Chỉnh sửa tài liệu đã hợp nhất
Nếu bạn cần thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu đã hợp nhất, bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa ở đầu trang. Thao tác này sẽ mở tài liệu trong trình chỉnh sửa, nơi bạn có thể thực hiện các thay đổi và lưu chúng. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu để lưu các thay đổi vào tài liệu.
Bước 9: Kiểm soát phiên bản tài liệu
Kiểm soát phiên bản là một cách tuyệt vời để theo dõi những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lịch sử Phiên bản ở đầu trang. Thao tác này sẽ mở ra một trang hiển thị tất cả các phiên bản của tài liệu và ngày chúng được tạo. Đây là một cách tuyệt vời để theo dõi những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu theo thời gian.
Bước 10: Lưu trữ tài liệu
Khi bạn đã hoàn tất công việc trên tài liệu đã hợp nhất, bạn có thể lưu trữ nó. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Lưu trữ ở đầu trang. Thao tác này sẽ di chuyển tài liệu vào thư mục Đã lưu trữ, điều này sẽ ngăn tài liệu bị vô tình xóa hoặc chỉnh sửa. Bạn luôn có thể truy cập tài liệu đã lưu trữ bằng cách điều hướng đến thư mục Đã lưu trữ trong thư viện SharePoint.
Câu hỏi thường gặp liên quan
Sharepoint là gì?
Sharepoint là một nền tảng ứng dụng dựa trên web được phát triển bởi Microsoft. Nó được sử dụng để quản lý và cộng tác tài liệu cũng như để tạo và quản lý trang web. Đây là một công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy cập thông tin từ mọi thiết bị.
Sharepoint tích hợp với bộ Microsoft Office, cho phép người dùng cộng tác trên các tài liệu, bảng tính và bản trình bày. Nó cũng cung cấp một giao diện dễ sử dụng để tạo và quản lý trang web cũng như sắp xếp và chia sẻ tài liệu.
Làm cách nào để hợp nhất hai tài liệu trong Sharepoint?
Việc hợp nhất hai tài liệu trong Sharepoint thật dễ dàng. Trước tiên, bạn nên mở hai tài liệu muốn hợp nhất trong các cửa sổ riêng biệt. Đảm bảo các tài liệu nằm trong cùng một thư viện. Sau đó, chọn cả hai tài liệu, nhấp chuột phải vào vùng chọn và chọn Hợp nhất.
Sau khi tài liệu đã được hợp nhất, bạn có thể xem trước phiên bản đã hợp nhất để đảm bảo rằng nó chính xác. Sau đó, bạn có thể lưu tài liệu đã hợp nhất hoặc loại bỏ các thay đổi nếu bạn không muốn giữ chúng. Cuối cùng, bạn có thể chia sẻ tài liệu đã hợp nhất với nhóm hoặc đồng nghiệp của mình.
Lợi ích của việc hợp nhất tài liệu trong Sharepoint là gì?
Việc hợp nhất các tài liệu trong Sharepoint mang lại một số lợi ích. Nó cho phép các nhóm cộng tác trên các tài liệu hiệu quả hơn vì họ có thể dễ dàng hợp nhất hai tài liệu lại với nhau. Nó cũng giúp sắp xếp các tài liệu và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều thống nhất với nhau. Hơn nữa, nó làm giảm nhu cầu về nhiều phiên bản của cùng một tài liệu, điều này có thể tốn thời gian và gây nhầm lẫn.
Việc gộp tài liệu trong Sharepoint còn giúp việc theo dõi thay đổi dễ dàng hơn và đảm bảo độ chính xác. Nó cho phép người dùng dễ dàng xem xét và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu mà không cần phải so sánh thủ công các phiên bản khác nhau. Nó cũng cung cấp một cách dễ dàng để cập nhật tài liệu và đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc từ phiên bản mới nhất.
Việc hợp nhất tài liệu trong Sharepoint an toàn đến mức nào?
Việc hợp nhất các tài liệu trong Sharepoint được bảo mật. Tất cả tài liệu được lưu trữ trong Sharepoint đều được mã hóa và lưu trữ trong môi trường an toàn. Cũng có thể đặt quyền để chỉ một số người nhất định mới có thể truy cập và xem tài liệu. Hơn nữa, Sharepoint cung cấp các tính năng như nhật ký kiểm tra và kiểm soát phiên bản cho phép người dùng theo dõi các thay đổi và đảm bảo độ chính xác.
Ngoài ra, Sharepoint còn cung cấp các tính năng như kiểm soát quyền truy cập của người dùng và ngăn ngừa mất dữ liệu giúp bảo vệ tài liệu khỏi bị truy cập trái phép hoặc lạm dụng. Nó cũng có tính năng bảo vệ phần mềm độc hại để giúp bảo vệ khỏi phần mềm độc hại. Tất cả những tính năng này giúp đảm bảo rằng các tài liệu vẫn an toàn và bí mật khi hợp nhất chúng trong Sharepoint.
Hạn chế của việc hợp nhất tài liệu trong Sharepoint là gì?
Một trong những hạn chế của việc hợp nhất tài liệu trong Sharepoint là không phải lúc nào cũng có thể hợp nhất tài liệu từ các thư viện khác nhau. Hơn nữa, có thể có những hạn chế về loại tài liệu có thể được hợp nhất, chẳng hạn như tài liệu PDF và Word. Ngoài ra, việc hợp nhất các tài liệu trong Sharepoint có thể tốn thời gian, đặc biệt khi xử lý các tài liệu lớn.
Ngoài ra, có thể có vấn đề về tính tương thích khi hợp nhất tài liệu trong Sharepoint. Điều này có thể là do sự khác biệt trong phiên bản phần mềm hoặc các vấn đề định dạng khác. Cuối cùng, Sharepoint không hỗ trợ hợp nhất tài liệu từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như Google Drive hoặc Dropbox.
Các phương pháp hay nhất để hợp nhất tài liệu trong Sharepoint là gì?
Các phương pháp tốt nhất để hợp nhất tài liệu trong Sharepoint bao gồm sao lưu tài liệu trước khi hợp nhất, đặt quyền để kiểm soát ai có quyền truy cập vào tài liệu và sử dụng kiểm soát phiên bản để theo dõi các thay đổi. Điều quan trọng nữa là phải xem trước tài liệu đã hợp nhất trước khi lưu để đảm bảo tài liệu đó chính xác.
Khi hợp nhất các tài liệu, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đang làm việc từ phiên bản mới nhất. Cuối cùng, bạn nên sử dụng công cụ của bên thứ ba để đảm bảo rằng các tài liệu tương thích trước khi hợp nhất chúng trong Sharepoint. Điều này sẽ giúp giảm rủi ro về các vấn đề tương thích và đảm bảo rằng các tài liệu được hợp nhất một cách chính xác.
SharePoint giúp dễ dàng hợp nhất hai tài liệu lại với nhau. Bằng cách làm theo các bước đơn giản được nêu trong bài viết này, bạn có thể hợp nhất hai tài liệu trong SharePoint một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức, giúp bạn tập trung vào các công việc khác. Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng hợp nhất hai tài liệu trong SharePoint mà không gặp rắc rối khi tải xuống và tải tệp lên.
