Cách nén và giảm dung lượng hộp thư trong Microsoft Outlook

Nếu hộp thư của bạn sắp đầy, bạn có thể cần phải nén hoặc giảm kích thước của hộp thư. Dưới đây là một số mẹo về cách thực hiện việc này trong Microsoft Outlook. Đầu tiên, hãy mở Outlook và chuyển đến tab Tệp. Sau đó, chọn Tùy chọn và nhấp vào Thư. Bên dưới tiêu đề Gửi/Nhận, nhấp vào nút có nội dung Dọn sạch Thùng rác. Thao tác này sẽ xóa mọi mục trong thư mục Thùng rác của bạn và giải phóng một số dung lượng. Tiếp theo, chuyển đến tab Thư mục và nhấp vào Xem Cài đặt. Trong hộp thoại Xem Cài đặt, nhấp vào nút Thư mục trống. Thao tác này sẽ xóa mọi thư mục trống trong hộp thư của bạn. Cuối cùng, chuyển đến tab Tệp và nhấp vào Công cụ dọn dẹp. Trong hộp thoại Công cụ Dọn dẹp, nhấp vào nút Dọn dẹp Hộp thư. Điều này sẽ cho phép bạn xóa mọi mục cũ hoặc không sử dụng trong hộp thư của mình. Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ có thể giảm kích thước hộp thư của mình và giữ cho hộp không bị đầy.

cách ghim game steam vào thanh tác vụ

Microsoft Outlook , ứng dụng khách cho Outlook hoặc dịch vụ email Trực tiếp, hãy lưu email và tệp đính kèm ngoại tuyến. Khi bạn nhận và gửi email, kích thước của cơ sở dữ liệu tiếp tục tăng lên. Mặc dù điều đó đảm bảo rằng bạn có thể truy cập email của mình khi không kết nối Internet nhưng điều đó cũng có nghĩa là hộp thư của bạn tiếp tục phát triển. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể nén và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook.

Thu nhỏ và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook

Bất lợi của hộp thư lớn hơn là nó làm mọi thứ chậm lại. Khám phá và tìm kiếm một cái gì đó mất nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ email như Office 365 giới hạn kích thước hộp thư tối đa. Điều này có nghĩa là trừ khi bạn giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email.

Tất cả dữ liệu hộp thư Outlook được lưu trữ ở đâu

Nếu bạn sử dụng tính năng POP hoặc IMAP, tất cả các tệp, email, thư mục, danh bạ, v.v. sẽ được lưu trữ trong tệp dữ liệu Outlook (.pst). Nếu bạn đang sử dụng tài khoản Office 365, Exchange hoặc Outlook.com, thì dữ liệu hộp thư của bạn sẽ có sẵn trong Tệp Dữ liệu Outlook (.ost) ngoại tuyến. Mặc dù việc xóa email và tệp đính kèm có thể hữu ích nếu bạn lưu tất cả thông tin trong tệp PST, nhưng nó không tự nén.

Lưu ý: Chúng tôi đã thảo luận thêm hai cách để xóa tệp khỏi Outlook. Nếu bạn sử dụng chúng và sau đó giảm kích thước của tệp hộp thư theo cách thủ công, điều này sẽ hữu ích trong tương lai.

nâng cấp miễn phí window 10 hết hạn

Nén và Thu nhỏ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)

Lợi ích của tệp PST là khi email bị xóa, nó sẽ tự động nén cơ sở dữ liệu ở chế độ nền. Quá trình nén xảy ra khi bạn không sử dụng Outlook. Bạn cũng có thể nén nó bằng cách thực hiện thủ công như sau:

1. Mở Outlook và xóa các mục không mong muốn. Khi bị xóa, các tệp sẽ kết thúc trong thư mục Các mục đã xóa. Nhấp chuột phải và xóa nó.
2. Nhấp vào Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản .
3. Chuyển sang tập tin ngày chuyển hướng. Chọn tệp dữ liệu bạn muốn nén. Sau đó bấm vào Cài đặt .
4. Nhấp vào tab Nâng cao> Cài đặt tệp dữ liệu Outlook.
5. Trong hộp thoại Tùy chọn Tệp Dữ liệu Outlook, bấm Nén ngay bây giờ và sau đó bấm Khỏe .

Tùy thuộc vào kích thước của tệp PST, quá trình nén có thể mất vài phút.

Nén và Thu nhỏ Tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost)

Nhiều tài khoản email sử dụng Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến để lưu trữ dữ liệu. Tệp dữ liệu OST hoặc ngoại tuyến Outlook tương tự như tệp dữ liệu PST hoặc Outlook với một ngoại lệ. Bạn không thể nhập hoặc xuất sang Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost).

1. Nhấp chuột tài liệu > Cài đặt tài khoản, Cài đặt tài khoản .
2. TRÊN tập tin ngày , bấm vào tệp dữ liệu bạn muốn nén, rồi bấm Cài đặt .
3. nhấp vào biểu tượng Trình độ cao tab> Tùy chọn tệp dữ liệu Outlook .
4. Trong hộp thoại Tùy chọn Tệp Dữ liệu Outlook, bấm Nén ngay bây giờ và sau đó bấm Khỏe .

Sử dụng công cụ dọn dẹp thư

Outlook cung cấp công cụ dọn dẹp thư tích hợp hoặc bạn có thể sử dụng Công cụ dọn dẹp tệp đính kèm Outlook để tìm kiếm các thư cũ và lớn có thể bị xóa hoặc chuyển sang tệp PST. Nó cũng có thể xóa các bản sao của email xung đột với máy chủ thư. Đôi khi chúng tôi xóa các tệp khỏi máy chủ, nhưng chúng vẫn có sẵn trên máy khách, chiếm dung lượng.

Chạy Công cụ dọn dẹp hộp thư

1. Nhấp vào Tệp > Công cụ > Dọn dẹp Hộp thư.
2. Chọn Xem kích thước hộp thư, Tìm các mục cũ hơn, Tìm các mục lớn hơn, Xem kích thước mục đã xóa, Thư mục trống cho các mục đã xóa, Xem kích thước xung đột hoặc Xung đột trống để chạy tác vụ mong muốn.

Sử dụng Công cụ dọn dẹp cuộc trò chuyện

chỉ báo pin máy tính xách tay

Outlook cho Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office for Business Outlook 2013 và các ứng dụng khác công cụ dọn dẹp hội thoại . Cuộc trò chuyện hoặc thư từ email là một và giống nhau. 'Công cụ nói chuyện' thật thông minh. Nó sẽ đánh giá nội dung của từng tin nhắn và nếu một phần của email có sẵn trong bất kỳ tin nhắn xem trước nào, nó sẽ xóa nó.

Bạn có ba tùy chọn bổ sung để nén và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook

• Xóa kiểm tra cuộc trò chuyện đã chọn.
• Dọn dẹp thư mục duyệt thư mục đã chọn.
• Làm sạch thư mục và thư mục con cũng kiểm tra các thư mục con.

Đây là những thủ thuật tốt nhất giúp bạn nén và giảm kích thước hộp thư trong Microsoft Outlook. Tuy nhiên, hãy luôn cẩn thận để không vô tình xóa các tệp quan trọng.

Đọc thêm : Làm sao tối ưu hóa và tăng tốc Microsoft Outlook .