Cách tự động xóa email trong Outlook một cách có chọn lọc

Là một chuyên gia CNTT, tôi thường được hỏi về cách tự động xóa email trong Outlook.

Có một vài cách khác nhau để làm điều này, nhưng cách dễ nhất là sử dụng một công cụ như AutoDelete.

AutoDelete là một công cụ sẽ tự động xóa email khỏi hộp thư đến Outlook của bạn dựa trên các tiêu chí nhất định mà bạn chỉ định.

Ví dụ: bạn có thể yêu cầu AutoDelete xóa tất cả email cũ hơn 30 ngày hoặc tất cả email từ một người gửi nhất định.

Nếu bạn muốn xóa email một cách có chọn lọc thì AutoDelete là công cụ dành cho bạn.

hoàn nguyên windows 8 thành windows 7

Tại sao bạn cần tự động xóa thư trong Outlook? Bạn biết rằng Microsoft Outlook có một bộ lọc thư rác tốt có thể đọc email ngay khi chúng đến và phân loại chúng thành thư thông thường và thư rác/thư rác. Theo đó, nó sẽ gửi thư đến các thư mục Hộp thư đến hoặc Thư rác. Với tính năng này, bạn có thể không cần cấu hình MS Outlook để tự động xóa thư điện tử. Hay bạn?

Ai muốn vào thư mục thư rác và xóa từng thư một - để làm trống thư mục thư rác? Nhưng bạn không thể đặt tự động xóa tất cả thư rác vì Microsoft Outlook đôi khi đánh dấu các thư email quan trọng, có thể sử dụng được là thư rác và chuyển chúng vào thư mục Email Rác.

Nhưng một lần nữa, có những người tiếp tục gửi cho bạn những email mà bạn không bao giờ cần. Nếu bạn đang gặp sự cố này, đây là cách thiết lập Microsoft Outlook để tự động xóa thư email từ những người cụ thể (hoặc địa chỉ email cụ thể).

Các bước để tự động xóa email trong Outlook

Để kích hoạt tính năng xóa tự động đã lọc trong Microsoft Outlook, chúng ta sẽ tạo một quy tắc. Quy tắc này sẽ kiểm tra tất cả các email đến và xem địa chỉ email mà các email được gửi từ đó. Nếu địa chỉ email khớp với địa chỉ chúng tôi đặt trong quy tắc, Outlook sẽ xóa thư thay vì đưa thư vào thư mục Email Rác. Để xóa một tin nhắn, MS Outlook sẽ di chuyển nó vào thư mục Các mục đã xóa. Hãy bắt đầu.

ghim tệp để bắt đầu menu cửa sổ 10

1. Mở Microsoft Outlook
2. Trong thư mục Hộp thư đến hoặc Thư rác, hãy tìm thư email từ người gửi (địa chỉ email) mà MS Outlook sẽ tự động xóa.
3. Nhấp vào Quy tắc để mở menu thả xuống (Outlook 2007 và Outlook 2010).
4. Nhấp vào tùy chọn đầu tiên 'Luôn di chuyển thư từ: xyz'.
5. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ tìm thấy danh sách các thư mục trong tệp PST của tài khoản có chứa thông báo email sẽ tự động bị xóa. Chọn 'Đã xóa'.
6. Nhấp vào OK
7. Lặp lại các bước từ 1 đến 6 để tạo quy tắc cho các địa chỉ email khác.

Thao tác này tạo quy tắc tự động xóa (hoặc chuyển sang 'Đã xóa') email khỏi các địa chỉ email đã chọn. Khi các email chưa đọc được tự động chuyển đến thư mục Các mục đã xóa, bạn sẽ biết về điều đó vì MS Outlook sẽ tô sáng thư mục Các mục đã xóa và hiển thị số lượng email đã xóa chưa đọc.

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi tạo quy tắc tự động xóa trong Outlook hoặc có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng hỏi bằng cách sử dụng phần nhận xét. .