Mọi chủ doanh nghiệp đều biết rằng việc cập nhật thông tin mới nhất là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh. SharePoint là một công cụ vô cùng mạnh mẽ có thể giúp bạn duy trì kết nối và cập nhật thông tin bằng nhiều cài đặt cảnh báo khác nhau. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách đặt cảnh báo trong SharePoint cho những người dùng khác để họ có thể biết và cập nhật nhiệm vụ của mình.
Cảnh báo SharePoint có thể giúp bạn luôn được thông báo về những thay đổi đối với nội dung trong trang. Với tư cách là chủ sở hữu trang web, bạn có thể thiết lập cảnh báo cho những người dùng khác và chính mình. Đây là cách thực hiện:
- Đi đến danh sách hoặc thư viện nơi bạn muốn thiết lập cảnh báo.
- Chọn tab hành động .
- Chọn Cảnh báo cho tôi .
- Điền vào biểu mẫu cảnh báo với các cài đặt bạn muốn.
- Chọn Gửi thông báo cho những người này lựa chọn.
- Nhập tên hoặc email của những người bạn muốn nhận thông báo.
- Nhấn ĐƯỢC RỒI .
Bây giờ tất cả người dùng sẽ được thông báo khi có thay đổi trong danh sách hoặc thư viện.
Cách đặt cảnh báo trong SharePoint cho người dùng khác
SharePoint là một công cụ cộng tác mạnh mẽ, cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu và cộng tác trên các dự án. Một trong những tính năng hữu ích nhất của SharePoint là khả năng đặt cảnh báo cho người dùng khác. Với cảnh báo, người dùng có thể được thông báo khi có thay đổi đối với tài liệu hoặc nhiệm vụ dự án. Việc đặt cảnh báo cho những người dùng khác trong SharePoint thật dễ dàng và có thể được thực hiện chỉ trong vài bước.
Bước 1: Điều hướng đến trang web
Bước đầu tiên là điều hướng đến trang nơi cảnh báo sẽ được đặt. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào liên kết Trang web ở thanh điều hướng trên cùng. Sau khi người dùng đã điều hướng đến trang web, họ có thể chọn thư viện hoặc danh sách nơi sẽ đặt cảnh báo.
Bước 2: Chọn người dùng
Bước tiếp theo là chọn người dùng sẽ nhận được cảnh báo. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào liên kết Cài đặt ở thanh điều hướng trên cùng. Từ đó, người dùng có thể chọn tùy chọn Mọi người và Nhóm. Thao tác này sẽ mở ra danh sách người dùng có thể nhận được cảnh báo. Người dùng có thể chọn người dùng sẽ nhận được cảnh báo bằng cách nhấp vào tên của họ.
Bước 3: Đặt cảnh báo
Bây giờ người dùng đã chọn người dùng sẽ nhận được cảnh báo, họ có thể nhấp vào liên kết Cảnh báo ở thanh điều hướng trên cùng. Thao tác này sẽ mở ra một trang nơi người dùng có thể đặt cảnh báo. Người dùng có thể chọn loại cảnh báo mà họ muốn đặt, chẳng hạn như khi tài liệu được thêm, sửa đổi hoặc xóa. Họ cũng có thể đặt tần suất cảnh báo và địa chỉ email của người dùng sẽ nhận được cảnh báo.
Bước 4: Lưu cảnh báo
Bước cuối cùng là lưu cảnh báo. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút Lưu ở cuối trang. Khi cảnh báo đã được lưu, người dùng sẽ nhận được thông báo qua email khi cảnh báo được kích hoạt.
Tùy chọn bổ sung
Ngoài việc cài đặt cảnh báo cho người dùng khác, SharePoint còn cung cấp các tùy chọn cảnh báo khác. Ví dụ: người dùng có thể đặt cảnh báo cho các tài liệu hoặc danh sách cụ thể. Họ cũng có thể đặt cảnh báo về những thay đổi đối với các trường cụ thể, chẳng hạn như khi một trường nhất định được sửa đổi.
Hạn chế
Điều quan trọng cần lưu ý là có một số hạn chế khi đặt cảnh báo trong SharePoint. Ví dụ: SharePoint chỉ cho phép người dùng đặt cảnh báo cho tối đa 100 người dùng cùng một lúc. Ngoài ra, người dùng phải có quyền thích hợp để đặt cảnh báo cho những người dùng khác.
Phần kết luận
Đặt cảnh báo cho những người dùng khác trong SharePoint là cách đơn giản và hiệu quả để thông báo cho người dùng về những thay đổi đối với tài liệu hoặc nhiệm vụ dự án. Chỉ với một vài bước, người dùng có thể nhanh chóng đặt cảnh báo cho những người dùng khác và cập nhật cho nhóm của họ.
Các câu hỏi thường gặp
Sharepoint là gì?
Sharepoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web được phát triển bởi Microsoft. Nó được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy cập thông tin từ mọi thiết bị. SharePoint cung cấp nhiều tính năng bao gồm quản lý tài liệu, theo dõi tác vụ và quản lý nội dung. Nó cũng cung cấp cho người dùng khả năng tùy chỉnh nền tảng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. SharePoint được nhiều tổ chức sử dụng để tạo điều kiện cộng tác và chia sẻ tài liệu.
Làm cách nào để đặt cảnh báo trong Sharepoint cho những người dùng khác?
Để đặt cảnh báo trong Sharepoint cho những người dùng khác, trước tiên bạn cần tạo danh sách hoặc thư viện trong site. Khi danh sách hoặc thư viện đã được tạo, bạn có thể đi tới cài đặt danh sách hoặc thư viện và nhấp vào Thông báo cho tôi. Thao tác này sẽ mở ra một trang nơi bạn có thể thiết lập cảnh báo cho danh sách hoặc thư viện. Bạn có thể chọn loại cảnh báo (ngay lập tức, hàng ngày, hàng tuần) và người dùng hoặc nhóm người dùng sẽ nhận được cảnh báo. Bạn cũng có thể thiết lập các điều kiện về thời điểm gửi cảnh báo. Khi thiết lập xong cảnh báo, nhấn OK để lưu thay đổi.
Những loại cảnh báo nào có thể được đặt trong Sharepoint?
Sharepoint cung cấp nhiều loại cảnh báo có thể được đặt cho các loại danh sách hoặc thư viện khác nhau. Những cảnh báo này có thể được đặt khi các mục hoặc tài liệu mới được thêm vào danh sách hoặc thư viện, khi các mục hiện có được sửa đổi hoặc khi các mục bị xóa. Ngoài ra, người dùng có thể thiết lập thông báo sẽ được gửi khi các điều kiện cụ thể được đáp ứng, chẳng hạn như khi một mục được chỉ định cho một người dùng cụ thể hoặc khi một mục đến hạn vào một ngày nhất định.
Làm cách nào để sửa đổi cảnh báo hiện có trong Sharepoint?
Để sửa đổi các cảnh báo hiện có trong Sharepoint, trước tiên bạn phải vào cài đặt danh sách hoặc thư viện và nhấp vào Cảnh báo cho tôi. Tại đây bạn có thể xem các cảnh báo hiện có và nhấp vào cảnh báo để sửa đổi nó. Sau đó, bạn có thể thay đổi loại cảnh báo, người dùng hoặc nhóm người dùng sẽ nhận được cảnh báo và các điều kiện khi gửi cảnh báo. Khi bạn thực hiện xong các thay đổi, hãy nhấp vào OK để lưu chúng.
Tôi có thể xóa cảnh báo trong Sharepoint không?
Có, bạn có thể xóa cảnh báo trong Sharepoint. Để thực hiện việc này, trước tiên bạn phải vào cài đặt danh sách hoặc thư viện và nhấp vào Cảnh báo cho tôi. Tại đây bạn có thể xem các cảnh báo hiện có và nhấp vào cảnh báo để xóa nó. Sau đó, bạn có thể nhấp vào nút Xóa để xóa cảnh báo. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Hủy để hủy cảnh báo mà không xóa nó.
tệp dữ liệu triển vọng nhỏ gọn
Đặt cảnh báo trong SharePoint cho người dùng khác là một quy trình dễ dàng và đơn giản, có thể được thực hiện chỉ bằng một vài bước đơn giản. Bằng cách làm theo các bước này, người dùng SharePoint có thể đảm bảo rằng họ có thể cập nhật mọi thay đổi hoặc cập nhật được thực hiện cho trang SharePoint của họ. Với khả năng này, người dùng có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
