Tạo tệp Excel trong SharePoint có thể là một cách hữu ích để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều có quyền truy cập vào cùng một tài liệu, bất kể họ ở đâu. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint, cũng như các lợi ích của việc sử dụng hệ thống này. Với hướng dẫn này, bạn sẽ có thể tận dụng lợi ích của việc chia sẻ tệp Excel trong SharePoint và tìm hiểu các bước đơn giản để thực hiện điều đó.
Tạo tệp Excel được chia sẻ trong Sharepoint: Để tạo tệp Excel được chia sẻ trong Sharepoint, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Sharepoint trong trình duyệt web của bạn.
- Chọn thư viện nơi bạn muốn lưu trữ tệp.
- Bấm vào nút Tải lên để tải file Excel lên.
- Sau khi tệp được tải lên, hãy nhấp vào tệp để mở.
- Chuyển đến tab Tệp và chọn Chia sẻ.
- Nhập tên của những người mà bạn muốn chia sẻ tệp.
- Chọn mức độ truy cập bạn muốn cung cấp cho họ.
- Nhấn Chia sẻ để hoàn tất.
cách đặt outlook làm ứng dụng thư khách mặc định mac
Làm cách nào để tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint?
SharePoint là công cụ cộng tác dựa trên đám mây mạnh mẽ cho phép các tổ chức lưu trữ, truy cập và cộng tác trên tài liệu, bảng tính và các tài sản kỹ thuật số khác. Nhiều công ty sử dụng SharePoint để lưu trữ dữ liệu và tài liệu của họ trên đám mây và đây là công cụ tuyệt vời để chia sẻ bảng tính Excel với đồng nghiệp và đối tác bên ngoài.
Tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint thật dễ dàng và đơn giản và chỉ cần một vài bước đơn giản. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chính xác cách thực hiện.
Bước 1: Tải tệp Excel lên SharePoint
Bước đầu tiên để tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint là tải tệp lên trang SharePoint. Để thực hiện việc này, bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản SharePoint của mình và điều hướng đến thư viện tài liệu nơi bạn muốn lưu trữ tệp. Khi bạn đã ở trong thư viện tài liệu, hãy nhấp vào nút Tải lên và chọn tệp Excel từ máy tính của bạn.
Sau khi tệp được tải lên, bạn có thể đặt tên cho tệp và thêm bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn muốn lưu trữ về tệp. Khi bạn hoàn tất, hãy bấm Lưu và tệp sẽ được tải lên trang SharePoint.
Bước 2: Đặt bảo mật và quyền
Sau khi tệp được tải lên SharePoint, bước tiếp theo là đặt bảo mật và quyền cho tệp. Điều này sẽ xác định ai có thể truy cập tệp và họ có thể làm gì với nó. Để đặt bảo mật và quyền, hãy bấm vào nút Cài đặt trong thư viện tài liệu và chọn Quyền.
Từ đây, bạn có thể đặt quyền cho tệp. Ví dụ: bạn có thể đặt tệp ở chế độ công khai để bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp hoặc bạn có thể đặt tệp ở chế độ riêng tư và hạn chế quyền truy cập đối với những người cụ thể. Bạn cũng có thể đặt các cấp độ quyền cụ thể, chẳng hạn như Đọc hoặc Chỉnh sửa, cho những người dùng hoặc nhóm khác nhau.
cấu hình tường lửa windows
Bước 3: Chia sẻ tệp Excel
Sau khi thiết lập bảo mật và quyền, bước tiếp theo là chia sẻ tệp Excel. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào nút Chia sẻ trong thư viện tài liệu và nhập địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tệp. Bạn cũng có thể thêm thông báo để giải thích lý do bạn chia sẻ tệp.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi và tệp sẽ được chia sẻ với những người bạn đã chỉ định. Họ sẽ nhận được email có liên kết tới tệp và họ sẽ có thể truy cập nó bằng tài khoản SharePoint của mình.
Bước 4: Đặt thông báo tệp
Sau khi tệp Excel được chia sẻ, bước tiếp theo là đặt thông báo tệp. Điều này sẽ cho phép bạn được thông báo bất cứ khi nào ai đó thực hiện thay đổi đối với tệp. Để đặt thông báo tệp, hãy bấm vào nút Cài đặt trong thư viện tài liệu và chọn Cảnh báo.
Từ đây, bạn có thể chọn loại thông báo bạn muốn nhận. Ví dụ: bạn có thể được thông báo bất cứ khi nào tệp được sửa đổi, khi ai đó nhận xét về tệp hoặc khi ai đó tạo phiên bản mới. Khi thông báo được đặt, bạn sẽ được thông báo bất cứ khi nào ai đó thực hiện thay đổi đối với tệp.
Bước 5: Cộng tác trên file Excel
Bước cuối cùng là cộng tác trên tệp Excel. SharePoint giúp bạn dễ dàng cộng tác trên các tệp trong thời gian thực và bạn có thể thực hiện việc này bằng tệp Excel mà bạn vừa tạo. Để bắt đầu cộng tác, hãy bấm vào nút Cộng tác trong thư viện tài liệu và chọn Chỉnh sửa trong trình duyệt.
Thao tác này sẽ mở tệp Excel trong trình duyệt và bạn cùng cộng tác viên của mình sẽ có thể thực hiện các thay đổi đối với tệp trong thời gian thực. Các bạn cũng có thể trò chuyện với nhau trong cửa sổ trò chuyện và mọi thay đổi sẽ được lưu tự động.
Bước 6: Tải file Excel
Khi cộng tác xong trên tệp Excel, bạn có thể tải tệp đó xuống máy tính của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút Tải xuống trong thư viện tài liệu và chọn Tải xuống dưới dạng Excel. Thao tác này sẽ tải tệp xuống máy tính của bạn và sau đó bạn có thể sử dụng nó theo ý muốn.
Bước 7: Quản lý kiểm soát phiên bản
SharePoint cũng giúp bạn dễ dàng quản lý việc kiểm soát phiên bản cho tệp Excel. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào nút Cài đặt trong thư viện tài liệu và chọn Lịch sử phiên bản. Thao tác này sẽ mở danh sách tất cả các phiên bản của tệp và bạn có thể xem các thay đổi đã được thực hiện đối với tệp theo thời gian.
Bạn cũng có thể khôi phục phiên bản trước của tệp nếu cần. Để thực hiện việc này, hãy chọn phiên bản bạn muốn khôi phục, nhấp vào Khôi phục và phiên bản sẽ được khôi phục về trạng thái trước đó.
Bước 8: Xóa tệp Excel
Khi làm việc xong với tệp Excel, bạn có thể xóa tệp đó khỏi SharePoint. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào nút Cài đặt trong thư viện tài liệu và chọn Xóa. Thao tác này sẽ xóa vĩnh viễn tệp khỏi trang SharePoint và tệp sẽ không còn sẵn có để xem hoặc tải xuống nữa.
Bước 9: Quản lý dung lượng lưu trữ
Khi quản lý xong tệp Excel, bạn có thể quản lý dung lượng lưu trữ của mình để đảm bảo có đủ dung lượng cho tất cả các tệp của mình. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào nút Lưu trữ trong thư viện tài liệu và chọn Quản lý lưu trữ.
Từ đây, bạn có thể xem dung lượng lưu trữ bạn đã sử dụng và dung lượng lưu trữ bạn còn lại. Bạn cũng có thể xóa các tập tin không còn cần thiết để giải phóng dung lượng lưu trữ.
Bước 10: Giám sát hoạt động của tệp
Cuối cùng, bạn có thể giám sát hoạt động của tệp để đảm bảo tệp của bạn đang được truy cập và sử dụng phù hợp. Để thực hiện việc này, hãy bấm vào nút Hoạt động trong thư viện tài liệu và chọn Giám sát. Điều này sẽ cho bạn biết ai đã truy cập tệp và khi nào cũng như mọi thay đổi đã được thực hiện đối với tệp.
Bạn cũng có thể đặt cảnh báo để được thông báo bất cứ khi nào ai đó truy cập tệp hoặc thực hiện thay đổi đối với tệp. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi xem ai đang truy cập tệp và họ đang làm gì với nó.
ứng dụng hẹn giờ cho windows
Câu hỏi thường gặp liên quan
Làm cách nào để tạo tệp Excel chia sẻ trong SharePoint?
Trả lời:
Tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint là một cách tuyệt vời để cộng tác với những người khác trong một dự án hoặc lưu trữ dữ liệu quan trọng. Bước đầu tiên là tạo một trang SharePoint. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đăng nhập vào cổng Office 365 và tạo trang SharePoint mới. Khi trang web đã được tạo, bạn có thể thêm tệp Excel vào trang web của mình bằng cách tải tệp đó lên thư viện tài liệu. Sau đó, bạn có thể chia sẻ tệp này với những người dùng khác bằng cách cấp cho họ quyền chỉnh sửa. Điều này sẽ cho phép họ xem, chỉnh sửa và nhận xét về tệp được chia sẻ. Khi tệp đã được chia sẻ, mọi thay đổi mà bất kỳ ai thực hiện sẽ được phản ánh trong tệp.
Tóm lại, tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint là một quá trình đơn giản và dễ hiểu. Với sự trợ giúp của hướng dẫn này, bạn có thể dễ dàng tạo tệp Excel được chia sẻ để chia sẻ và cộng tác với đồng nghiệp của mình. Điều này cho phép bạn theo dõi tất cả thông tin quan trọng ở một nơi, giúp việc cộng tác hiệu quả và năng suất hơn. Với một vài cú bấm chuột và một vài phút thời gian, bạn có thể nhanh chóng tạo tệp Excel được chia sẻ trong SharePoint.
